Para organizar um evento e garantir seu sucesso é fundamental considerar na sua estratégia, como organizador, questões como comunicação, interação e engajamento dos participantes.
Esses são fatores decisivos para determinar a qualidade e impacto do seu projeto para sua audiência. Que busca no seu evento uma oportunidade de um momento inesquecível.
Então continue com a gente para entender mais a fundo esses principais elementos que não podem faltar na sua organização.
Conheça agora os 7 fatores para organizar um evento
Orçamento
Antes mesmo da preparação do seu projeto começar, é necessário saber primeiramente, qual é o orçamento limite.
E ao ter em mente o quanto você pode estar investindo no evento, será mais fácil fazer as decisões com base nisso.
Então entre em contato com os responsáveis para a definição do valor que irá ser investido no projeto. E sempre fique atento durante o processo de organização, para que não ultrapasse o limite de orçamento.
Portanto, procurar por promoções ou negociar o preço com o comerciante, pode sim salvar a estrutura do seu evento e ainda por cima manter a qualidade do seu projeto.
Comunicação
A comunicação compartilhada, de forma clara, é essencial para que seu evento registre uma experiência positiva com seu público-alvo.
A interação começa no site de inscrição, onde é realizado o envio de convites e repasse de informações importantes como:
- Local do evento;
- Horários;
- Programação;
- Atrações e lembretes.
Com essas informações simples, compartilhadas desde o pré-evento, já começa a criar empatia e aumentar as expectativas dos participantes de maneira positiva.
Durante a realização, os participantes buscam por mais informações sobre o que acontece no evento. Interagir com eles durante essa etapa melhora a experiência e proximidade com seu público.
Lembrando que, após o término do seu evento, o participante ainda pode, e deve, ter a chance de ser ouvido com feedbacks, pesquisas de opinião e envio de sugestões para os organizadores.
Podendo assim, colaborar diretamente com a melhoria do seu evento, além de se sentir importante pela oportunidade de opinar.
Interação
Os visitantes do seu evento estão lá para interagir seja entre si, com os expositores, palestrantes ou empresas. E facilitar a interação entre eles ajuda na construção de um evento inesquecível e produtivo.
Uma boa opção, para essa comunicação, seria o networking, que é um dos principais focos em eventos corporativos. Já que oferece ferramentas que viabilizam essa interação, de uma maneira que trás uma experiência positiva para que todos saiam satisfeitos.
Lembrando que, para organizar um evento de sucesso, temos que ter em mente as necessidades diferentes de cada um. Então, estar apto a atender todas elas, certamente trará bons frutos e muito sucesso.
Engajamento
Criar maneiras de engajar e motivar os visitantes a participarem dessas ações, também podem criar um ambiente memorável ao organizar um evento.
Por exemplo, criar áreas de check-in, para que todos digam que estão no seu evento ou em algum estande de expositor, fará com que ambos saiam ganhando, um pelo engajamento e outro pelo contato com os visitantes.
Outros exemplos seriam criar rankings, promover competições e dar materiais úteis para quem está no seu evento.
Claro que esses não são os únicos fatores que podem tornar seu evento memorável, mas esses três pontos acima podem ajudar de maneira efetiva para que seu evento seja um sucesso.
Como profissionais em eventos, sabemos que a inovação e velocidade de adaptação de um evento é fundamental para gerar impacto.
Nessa linha, o uso de tecnologias se torna primordial para acompanharmos as novidades que surgem, e para que assim possamos oferecer experiências inesquecíveis e positivas aos participantes de nossos eventos.
Data e horário
O que não pode faltar dentro dos fatores principais para organizar um evento, são justamente a data e horário certos.
Pois esses fatores irão impactar diretamente na presença de sua audiência.
E sabendo disso, considere, em primeiro lugar, marcar os horários e datas de seu evento de acordo com o seu público-alvo. Para conseguir atingir um grande número de interessados que vão marcar presença no seu projeto.
O que recomendamos, além de fazer uma pesquisa sobre os melhores agendamentos para sua audiência, é prestar atenção se seu evento está marcado próximo a datas comemorativas, como:
- Carnaval;
- Black friday;
- Natal;
- Páscoa;
- Entre outras que fazem parte das tradições brasileiras.
Se por um acaso você escolheu agendar seu evento em um dia próximo a estes feriados, recomendamos que você repense na data escolhida. Pois do que adianta ter um evento incrível se ninguém pode comparecer? Então a melhor opção, para agendar seu evento, é passar longe desses dias.
Local ou plataforma
Parece ser um fator fácil de decisão, mas se seu evento tiver alguns diferenciais, pode fazer com que ele seja inesquecível e acolhedor para todos poderem participar com segurança e conforto.
E para que seu evento tenha um toque especial, separamos algumas dicas para você que vão elevar o nível do seu projeto. Venha com a gente.
Evento presencial ou semipresencial
Para eventos presenciais, ou semipresenciais, o local é de extrema importância para a satisfação e presença dos ouvintes.
Então pense em vários fatores que podem chamar, ou até mesmo afastar, os interessados do seu evento. Para assim, você poder escolher o local que mais se encaixa para seu público-alvo.
Falando em fatores atrativos para seu projeto, uma boa dica é procurar um local de fácil acesso e que tenha estacionamento. Com essa estratégia você dá mais acessibilidade para sua audiência e atrai mais público.
Já, um dos fatores que possam estar afastando seu público, é a pouca segurança do local.
Por isso, é importante checar se a área é segura antes mesmo de começar a organizar seu evento na região.
E claro, ter certeza que o local pode proporcionar os equipamentos necessários, para que os participantes tenham seu momento de brilhar.
Evento Online
Mas se por acaso seu projeto for online, não se preocupe, temos algumas dicas para você poder organizar um evento com maestria e com ótimas ferramentas que vamos falar mais abaixo.
Nesses últimos anos, os eventos online vêm crescendo cada vez mais. As pessoas estão procurando, e precisando, de interações sociais nesses tempos difíceis, mas lógico, sempre pensando na segurança delas.
Então seria perfeito apostar em um evento online onde, não só garante o distanciamento social, mas também promove a socialização e comunicação entre eles.
E para proporcionar a melhor experiência para sua audiência online, é importante pensar em uma plataforma que entrega o necessário para que seu evento saia como desejado.
Por isso é importante verificar alguns pontos que vão impactar diretamente na sua audiência.
Um desses pontos, é justamente reparar se a plataforma de escolha dá opções para colocar a identidade visual do seu evento. Já que, será de grande impacto ter uma imagem inesquecível de seu projeto para os participantes.
Além do mais, não se esqueça de conferir se a plataforma tem a capacidade de acolher a quantidade desejada de ouvintes. Para você não ter problemas mais tarde, é importante verificar esse ponto.
Se quiser saber mais dicas de como realizar um evento online inesquecível, você também pode estar lendo o guia completo de plano de marketing para eventos online, que é 100% gratuito e que te oferece as mais atualizadas informações para ter sucesso no seu projeto.
Tenha um diferencial
E a última dica, tão importante de ser levada em consideração, é você procurar um diferencial para se destacar em meio aos outros eventos.
Já que, principalmente os eventos online, começaram a ter uma exploração mais alta dos organizadores de eventos atualmente. Portanto, procurar um diferencial para destacar o seu projeto em meio a esse crescimento, será crucial para obter uma grande audiência.
Mas como conseguir isso? Além das outras dicas citadas acima, seu evento pode ter um diferencial de inclusão.
Ou seja, proporcionar fácil acesso para pessoas com deficiência, que encontram, na maioria dos locais, dificuldade de deslocamento. Com isso, além de atrair ainda mais o público para seu projeto, também vai dar oportunidade para que eles também possam ter uma experiência incrível.
E porque não, considerar a contratação de um tradutor e intérprete em libras? Isso atrairia uma audiência mais inclusiva, e por consequência, elevaria o seu evento em outro patamar.
Mas claro, não se esqueça de manter seu projeto dentro do limite de orçamento.
Conclusão
Agora que você já sabe como organizar um evento que irá impactar sua audiência, está na hora de começar o planejamento do seu projeto.
Então, pensando na praticidade e originalidade de seu evento, recomendamos você dar uma olhada na única plataforma brasileira digital, que fornece todas as ferramentas para que seu evento online tenha todas as soluções de um evento presencial.
E essa plataforma é a euVou.digital, que não só tem como objetivo proporcionar uma experiência única para sua audiência, mas também traz vários benefícios para os colaboradores e organizadores. Venha conhecer!
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