A assessoria de eventos veio literalmente para ajudar os organizadores de eventos a alcançarem seus objetivos e metas de uma maneira profissional e assertiva.
Afinal, nós da euVou, mais do que ninguém, sabemos o quão trabalhoso e difícil pode ser a organização de um evento de qualidade, inclusive, é por conta deste motivo que temos criado tanto conteúdo com o objetivo de auxiliá-los nos últimos meses.
Mas aqueles que são iniciantes, e querem entender um pouco mais sobre como funciona esse mercado, podem estar se perguntando:
- O que é assessoria de eventos?
- Quais são as vantagens de uma assessoria de eventos?
- Quais tipos de eventos precisam desse serviço?
- Em que momento da organização uma assessoria atua?
- Como contratar uma assessoria de eventos?
- O que torna uma assessoria de eventos boa?
Se você compartilha dessas perguntas, não se preocupe, abra o bloco de notas para começar suas anotações, pois iremos explicar de maneira detalhada e completa tudo sobre o tema.
O que é assessoria de eventos?
Podemos resumir como assessoria de eventos um grupo de profissionais que são especialistas treinados e estudiosos focados no planejamento, desenvolvimento, execução e finalização de eventos de todo tipo de tamanho.
As atividades deles incluem:
- Planejamento organizacional do evento;
- Criar contato com organizadores, patrocinadores e parceiros;
- Desenvolver um marketing de qualidade para o evento;
- Entrar em contato com fornecedores e equipe de staff;
- Comunicação e treinamento das equipes;
- Criação de relatórios financeiros;
- E a lista continua…
“Ué, mas isso tudo não devia ser responsabilidade do organizador?”
Exato!
Tudo isso o organizador do evento que deve cuidar.
Porém, muitas vezes o organizador precisa de ajuda, e de pessoas cuidando, digamos, das “dores de cabeça”, para poder se concentrar nas estratégias principais.
O ponto aqui é que uma assessoria de eventos não exclui o organizador de evento, e vice-versa.
Se você é um organizador de eventos, saiba que um assessor irá ser um tipo de conselheiro, sugerindo o ideal, afinal de contas eles são especialistas, negociando com outras frentes necessárias para o evento, organizando o cronograma, designando funções e toda a execução prática do evento.
Quais são as vantagens de uma assessoria de eventos
Esse tópico foi desenvolvido para aqueles que têm uma voz na consciência gritando nessa altura do artigo que uma assessoria de eventos é só um gasto a mais, pois tudo que eles fazem, um organizador pode realizar.
Se você está com essa vozinha, saiba que ela está bem equivocada, e vamos mostrar o motivo.
Uma assessoria de eventos pode poupar muito tempo, dinheiro, e processos desnecessários, melhorando consideravelmente o workflow de seu evento, oferecendo uma gestão muito mais eficiente e produtiva.
Por exemplo, o início de uma organização de um evento pede a busca e cotação de locações, parceiros, fornecedores, equipes, plataformas, etc.
Tudo isso um organizador de eventos consegue fazer sozinho, correto?
Mas quanto tempo ele levaria para concluir tudo isso com maestria? Ele conseguiria 100% os melhores parceiros, fornecedores, equipes, plataformas e locações?
Uma assessoria, por já ter experiência e lidar com isso mensalmente, já teria em sua carteira de contatos e network os melhores do mercado e região, com preços e contratos já definidos e pré estabelecidos. Poupando assim muito tempo na busca e contratação de tudo que for necessário.
Imagine quanto tempo e dinheiro pode ser economizado?
E isso falando só do planejamento. Quando o assunto é execução na hora H, outras dezenas de vantagens se apresentam.
Todos sabemos que treinar, e coordenar na hora da operação uma equipe, não é uma tarefa fácil, certo?
Uma assessoria de eventos faz isso de uma maneira excelente, afinal, esse é o serviço deles, por isso se especializam e treinam constantemente uns aos outros para que no momento da ação eles tenham um bom desempenho.
E toda essa teoria mesclada com a experiência além de fazer a diferença, é a peça chave para que o evento seja memorável para os participantes.
Sem contar que uma assessoria, por carregar toda essa experiência, se sai muito melhor na resolução de problemas e imprevistos, o que pode impactar positivamente tanto no lucro, quanto no faturamento.
E quando estamos falando do pós-evento? Faz diferença? A resposta é: com certeza!
Se você já criou relatórios, notas fiscais, DRE’s, demonstrativos, pagamentos e análise de dados, provavelmente não duvida que ter experiência em realizar tais operações é muito mais vantajoso do que ter que fazer isso pela primeira vez e sozinho.
Todas as atividades que incluem o pós-evento são exercícios que a assessoria de eventos faz em menos tempo e com mais eficiência quando comparados a uma pessoa sozinha inexperiente.
Resumindo, uma assessoria de eventos pode poupar muito, afinal, tempo é dinheiro, e tudo isso é economizado quando as atividades são realizadas por um time experiente e especialista no assunto.
Quais tipos de eventos precisam desse serviço?
Já vimos muitas vantagens e benefícios que carregam a contratação de uma assessoria de eventos. Mas então a pergunta é: quais eventos são os ideais para a contratação desse serviço?
Bom, poderíamos dizer de bate pronto: todos os eventos.
Mas sabemos que se o evento for pequeno, ou até mesmo um simples café da manhã de uma empresa, por exemplo, não necessariamente precisa de toda essa organização e estrutura.
Mas sim, se você está pensando em organizar um evento com uma estrutura média para grande, uma assessoria de eventos com certeza é bem vinda, ou seja:
- Feiras de negócios;
- Exposições;
- Congressos;
- Seminários;
- Palestras;
- Grandes encontros;
- Convenções;
- Cerimônias e etc.
Há uma infinidade de tipos de eventos que uma assessoria é bem vinda. Mas podemos resumir da seguinte maneira: sempre que for necessário processos, equipes e gestão de pessoas e contratação de bons fornecedores e parceiros, uma assessoria é necessária.
Em que momento da organização uma assessoria atua?
Nós meio que já respondemos a essa pergunta.
Mas podemos dizer que a atuação de uma assessoria em um evento abrange todas as etapas:
- Pré-evento;
- Durante o evento;
- Pós evento.
Algumas assessorias podem se especializar em determinados momentos e atividades, como organização inicial, gestão de equipes, parcerias, marketing e pós-produção.
Mas na teoria, uma assessoria pode se responsabilizar por toda a jornada de organização de um evento.
Como contratar uma assessoria de eventos
O segredo para contratar uma boa assessoria para eventos é o mesmo para contratar qualquer tipo de serviço no mercado hoje em dia:
- Pesquisa;
- Cotação;
- Comparação e análise;
- Acordo;
- Contratação.
Pesquisa: a pesquisa é o momento em que você vai criar uma lista com todas as assessorias que encontrar, seja no Google, Linkedin, indicações e networking.
Cotação: com essa lista em mãos, você fará as cotações, ou seja, irá entrar em contato para saber os valores, serviços oferecidos, benefícios, tempo de entrega e desenvolvimento, etc.
Comparação e análise: agora você irá comparar cada assessoria da lista uma com a outra. Nesse momento é para levar em consideração praticamente tudo, como: a experiência de cada uma, o valor cobrado, método de pagamento, serviços oferecidos, tempos de entrega e desenvolvimento, tamanho do time, portfólio de eventos já assessorados, etc.
Acordo: com essas comparações, você organizará a lista em um top 10, 5 ou 3. Onde o primeiro lugar levará o nome da assessoria que mais te agrada, e a última posição a que menos te agrada. Então, entrará em contato com a primeira posição, para fechar um acordo que faça sentido com seu evento e que te beneficie. Cite suas vontades, desejos e exigências, para que isso esteja claro e definido desde o começo da parceria a ponto de até ir para o contrato. Ela estando de acordo, siga para o próximo passo, ela não estando, siga para a assessoria na posição seguinte de sua lista.
Contratação: agora, você finalmente irá assinar o contrato para dar início às operações. Lembre-se de ler todo o contrato e ver se suas exigências e observações estão bem descritas e interpretadas no documento, isso irá evitar muitas dores de cabeças e imprevistos desnecessários.
O que torna uma assessoria de eventos boa
E lembre-se, uma boa assessoria é aquela que cumpre com excelência seu dever e objetivo de contratação.
Para contratar uma boa, olhe para seus cases, time, experiência e inclusive, se achar necessário, entre em contato com seus antigos e atuais clientes pedindo feedback, dessa maneira você estará garantindo a contratação de uma boa assessoria de eventos.
Para finalizar…
Agora que você já sabe o que é uma assessoria de eventos, suas vantagens e benefícios, e como contratar uma de qualidade para te auxiliar na organização de seu evento, chegou a hora de contratar a sua.
E não se esqueça, para ter um evento de qualidade e memorável, você deve ter um evento atrelado a tudo que tenha qualidade no mercado, desde a assessoria, até a plataforma de gestão do seu evento.
Justamente por isso te indicamos a euVou, a melhor plataforma para gestão e organização de eventos.
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Ah, e se você tiver alguma opinião, pergunta ou observação, nos diga aqui nos comentários, teremos o maior prazer do mundo te responder.
Até a próxima!
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