Um centro de eventos é capaz de comportar grandes situações e momentos, sejam eles espirituais, comerciais ou institucionais. Por isso é importante entender o que ele é, como encontrar e contratar um de qualidade.
Então, se você é um organizador de eventos, e deseja saber um pouco mais sobre o tema, continue a leitura deste artigo onde explicaremos tudo que precisa saber.
Papel e caneta em mãos, e bora para o conteúdo.
Centro de eventos: o que é?
Como o próprio nome já diz, um centro de evento é um local desenvolvido para a organização de eventos, geralmente de médio a grande porte, oferecendo diversos temas diferentes.
Não é regra, mas na maioria das vezes, um centro de eventos é palco para encontros, sejam eles acadêmicos, científicos, comerciais, profissionais, espirituais ou tendo o entretenimento como propósito.
Sabe a bienal do livro? Ou a CCXP? São na maioria das vezes realizados em um centro de eventos.
Você sempre verá como característica desses eventos organizados em centros, a facilidade de interação entre os participantes e estandes favorecendo o networking e comunicação.
Obviamente você verá centros de eventos com mais frequência em cidades de grande porte, afinal de contas, nessas regiões a facilidade de acesso aumenta, assim como a estrutura comercial e civil.
Com isto posto, podemos agora focar um pouco mais nas características que tornam um centro de eventos um bom lugar, a ponto de chamar sua atenção para organizar um de sucesso.
O que um centro de eventos deve ter?
Um espaço comercial tão grande quanto um centro de eventos, deve carregar consigo dezenas de características para que seja de fato considerado um bom local.
Mas para irmos direto ao ponto, decidimos separar aqui abaixo alguns conceitos e ideias principais, que por mais que sejam detalhes, ajudam a caracterizar ambientes de qualidade para seus futuros eventos.
Segurança
Ninguém deseja participar de um evento e se sentir desprotegido, concorda?
Por isso esse tópico tem tanta importância, pois um ambiente seguro pode fazer com que seus participantes fiquem tranquilos e relaxados, dispostos e preparados para aproveitar ao máximo toda experiência que você deseja transmitir.
Vale frisar que quando falamos de segurança, não estamos necessariamente nos referindo a assaltos, arrastões e roubos no estacionamento. Não.
Isso é importante também, claro, mas estamos também deixando claro a importância de um ambiente seguro e protegido no que diz respeito a acidentes e imprevistos.
Então é de extrema importância que o centro de eventos ofereça:
- Corrimãos;
- Placas sinalizadoras;
- Rampas antiderrapante para os deficientes e pessoas com difícil locomoção;
- Banheiros que prezam a privacidade;
- Fiação não exposta;
- Saídas de emergência bem localizadas;
- Extintores de incêndio bem distribuídos no prazo de validade;
- Guarita com uma cancela no estacionamento;
- Câmeras de segurança;
- E a lista continua…
Isso tudo, além de claro garantir uma boa segurança para todos, sejam participantes, staff e até mesmo você, irá aumentar a autoridade do seu evento. E como já falamos, a experiência do seu participante tende ser bem maior.
E isso por si só, já é um belo marketing para seu evento.
Estrutura
Se você está cogitando a possibilidade de organizar algo em um centro de eventos, com certeza não está pensando pequeno, certo?
Logo, com isso em mãos, sabemos que um evento neste tipo de local, oferece muitas atrações, opções e focos diferentes.
Por isso deve-se levar em conta que um bom centro de eventos precisa ser muito bem estruturado, para portar tudo que for necessário com um conforto profissional.
Ou seja, um centro precisa disponibilizar de espaços amplos o suficiente para que os participantes possam transitar livremente sem a famosa “muvuca”.
Inclusive, falamos já aqui no blog da euVou um pouco sobre como um evento deve ser organizado em um cenário pós covid, e optar por ambientes que ofereçam uma boa distância entre os participantes e que seja arejado com correntes de ar foi uma das dicas que passamos.
E no que diz respeito à estrutura de um centro de eventos, não podemos deixar de lado os expositores com seus estandes e equipes.
Um ambiente que tenha não só espaço, mas tomadas, alicerces e suportes que contribuam com o desenvolvimento físico do evento, é de extrema importância, e deve sempre ser levado em conta e observado ao analisar um centro de eventos.
Facilidade de acesso
Eventos que são acessíveis tendem a ter uma taxa de adesão bem maior do que aqueles de difícil acesso.
Imagine ter que ir para um evento super contramão de onde você mora, e para chegar lá no horário de pico você levaria horas e horas. Muito provável que só a ideia de chegar lá muito cansado já é desanimadora, não é mesmo?
Nessas situações, o evento deve ser muito cobiçado e importante para manter o ânimo e expectativa do participante.
Por isso, centros de eventos próximos a aeroportos, terminais de ônibus, estações de trens, rodovias, avenidas e passarelas tendem a ser mais interessantes do que os excluídos geograficamente.
Estética
Um centro de eventos que além de bonito com o design atraente, também permite inserir toda a identidade visual do evento do organizador, é mil vezes mais atrativo do que um centro quadrado e sem vida.
Todos nós sabemos e reafirmamos a importância do design e comunicação visual de um evento.
Por isso, um bom centro de eventos deve ter como característica essa estrutura visual de qualidade.
Registros e documentos
Organizar um evento em um local que esteja de acordo com a legislação do município, com permissões, alvarás, registros e autorizações em dia, evitará muita dor de cabeça no pré, durante e pós-evento.
Por isso, um centro de eventos que anda dentro da legalidade exigida pelo estado, é não só o certo, mas o indicado.
Como alugar um centro de eventos?
Agora que conversamos sobre as principais características de um bom centro de eventos, devemos explicar um pouco mais sobre o processo ideal para encontrá-los para os seus projetos.
Pesquisa
O primeiro passo para a contratação de um centro de eventos, é sem dúvida nenhuma a pesquisa.
Nesse momento você irá recorrer a todos os meios cabíveis para gerar uma lista de lugares que fazem sentido com o evento que está pensando em organizar.
Pesquisas no Google, Linkedin, networking, etc.
O objetivo é criar uma lista com todos os centros que estejam próximos do seu maior público-alvo.
Contato
Após ter essa lista em mãos, chegou a hora de ligar ou mandar um email para cada um da lista.
O objetivo nesse momento é conseguir o máximo de informações possível sobre o local.
Naturalmente você terá um top 10, 5 ou 3.
De qualquer forma, você saberá quais são mais interessantes e os que não são.
Seu próximo passo será agendar uma visita em cada um que te interessar.
Vistoria
Durante a visita, seu objetivo será realizar uma espécie de vistoria.
Se coloque no lugar do participante, e analise tudo como a experiência que ele poderá ter.
Imagine o lugar cheio, com os estandes, sua identidade e comunicação.
Essa também é a hora de fazer um checklist baseado naqueles itens que falamos no começo do artigo, sobre estrutura, segurança, acessibilidade, etc.
Com essa visita e análise, você já estará mais perto de saber qual é o melhor local para o evento que você deseja organizar.
Cotação
A cotação nada mais é do que o momento em que você irá comparar todas as informações captadas dos centros que mais te interessam.
Isso fará com que você julgue o melhor evento incluindo tudo, como:
- Preço;
- Acessebilidade;
- Segurança;
- Estrutura;
- Espaço;
- Localização e etc.
Ao final desse processo e aprovação dos necessários, poderá partir para o próximo passo.
Contrato
O momento do contrato é a hora onde você, que representa a organização do evento, irá entrar em contato com a administração do centro para apresentar suas expectativas, exigências e necessidades, e juntos, elaborarão um contrato justo.
Com contrato feito e assinado, iremos para o próximo tópico.
Fechamento
Com a parceria fechada e o contrato assinado, chegou a hora de pôr a mão na massa.
A divulgação agora já tem um endereço, a comunicação visual já tem um molde e base, tudo está encaminhado.
Você pode acessar o blog da euVou para conhecer nossos artigos sobre organização de eventos, para colocar em prática tudo que já falamos lá, desde o pré até o pós-evento.
Fidelização
Deu tudo certo? Gostou do workflow e da parceria com o centro de eventos? Chegou a hora de deixar claro que se interessa por uma fidelização.
Ou seja, ambos irão se beneficiar de futuras parcerias e eventos, essa é a hora de garantir futuros descontos, parcerias exclusivas e inúmeros outros benefícios.
Para finalizar…
Neste artigo você viu que um centro de eventos é o melhor lugar para grandes projetos, que focam na interação e comunicação, de qualquer ramo e nicho que houver.
Também listamos alguns itens que fazem um centro de eventos ser de fato bom para você como participante ou organizador, assim como também os passos principais para a contratação de um.
Agora que você já sabe de tudo isso, chegou a hora de pôr tudo isso em prática.
Por isso queremos disponibilizar para você alguns materiais ricos e gratuitos, que nosso time de especialistas em organização de eventos desenvolveram única e exclusivamente para você e seu evento!
Para isso, clique aqui e conheça nossos materiais, temos certeza de que fará bom proveito deles.
E também nos diga nos comentários o que achou deste conteúdo, se esquecemos de algo ou se ficou alguma dúvida.
Teremos o maior prazer do mundo em te responder e batermos um papo aqui embaixo.
Sem mais, até a próxima!
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