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Como criar um checklist de produção de eventos corporativos

Publicado por Time euVou em 17 de abril de 202017 de abril de 2020

Cada vez mais, as grandes empresas estão investindo em criar seus próprios eventos corporativos. Porém as vezes dar o primeiro passo pode parecer desafiador.

Pensando nisso a euVou vai compartilhar com você, um checklist de produção de eventos corporativos, focado na inteligência do evento.

Separamos dois materiais exclusivos para você, que é organizador de eventos: Planejador de Eventos com linha do tempo (Gantt) e Events Model Canvas: Planejador de Eventos.

 checklist de produção de eventos corporativos
Checklist de produção de eventos.

Planejamento

O primeiro item do checklist é ter um planejamento bem definido.

Um evento bem planejado, se destaca! Agora se seu evento for apenas mais um e mais do mesmo, vai acabar passando batido.

Por isso listamos os itens mais importantes que devem estar dentro do seu planejamento de eventos.

  • Capriche na decoração, alimentação e brindes;
  • Contrate com antecedência o local do Evento e os equipamentos necessários. Isso será feito após o levantamento de todas as suas necessidades como: microfones, projetores, computadores, wi-fi, tela, impressora, etc;
  • Não se esqueça de oferecer um coffee-break para os convidados;
  • Consiga patrocinadores para seu evento.
  • Defina o conteúdo do seu evento, interlocutores e participantes. Durante esta escolha, tenha sempre em mente o público-alvo do seu Evento;
  • Documente todo o processo;
  • Faça cotações com fornecedores já conhecidos ou indicados;
  • Feche parcerias com mídias e associações do mercado;
  • Levante todos os custos envolvidos do Evento;
  • Pense na divulgação: Na necessidade de criação de um hotsite, mobilização via redes sociais, comunicados internos, etc;
  • Preocupe-se com os participantes que virão de outras cidades e ajude-os com informações de viagem, hospedagem e locomoção;
  • Prepare todo o material gráfico para o evento: convite, banners, folhetos, certificados, crachás, pastas, impressão das apresentações, entre outros;
  • Verifique quais departamentos serão envolvidos na organização e antecipe as solicitações com prazos definidos;
  • Verifique se não há incompatibilidade entre datas;

Caso precise de ajuda para criar e executar o planejamento do evento acesse: blog euVou.

Credenciamento e Controle de Acesso ao Evento

A credencial é o “passaporte” para o evento, é o local onde ficam todas as informações dos participantes. Além disso a credencial é usada também como controle de acesso no evento.

Marque no seu checklist a escolha de um sistema inteligente e modular para realizar o credenciamento e controle de acesso do seu evento. 

O credenciamento geralmente acontece em dois passos, o primeiro é criar um Hotsite focado em realizar pré Inscrições e vendas do evento.

O segundo passo é a entrega da credencial e o controle de acesso dos participantes no dia do evento.

O credenciamento será através dos totens de autoatendimento?  A credencial vai ser com código de barras, QR-Code ou os dois?

Com a euVou você pode escolher a melhor forma de credenciar os participantes do seu evento de forma rápida e sem filas, fazendo com que entrem logo e aproveitem o que seu evento tem a oferecer de melhor!

App do Evento para engajamento

Ter a informação correta e no tempo certo é fundamental para o sucesso de qualquer experiência.

Por isso é fundamental ter um aplicativo mobile para o seu evento.

Engaje os participantes oferecendo a melhor experiência com: Programação, Informações, Notificações, Cartão de Visita, Network via aplicativo, lista com os expositores do evento, Mapa do Evento etc.

A informação certa na palma da sua mão!

Portal do Expositor

O quarto item do nosso checklist é contratar para o seu evento, o portal do expositor.

 O portal do expositor é uma ferramenta que permite os expositores centralizarem toda a gestão das tarefas do seu estande, informações importantes, agenda dentre outros em um único local.

A importância em ter o manual do expositor para organizadores de evento, é a autonomia que você dá para os expositores.

 Tendo um sistema centralizado você deixa todas as informações em um único local, sem precisar contratar vários sistemas.  

Busque um sistema que entregue:  

  • Home: Página com informações como a Localização do estande, Comunicados oficiais, Agenda, Pagamentos e formulários pendentes, Downloads de arquivos / documentos.
  • Manual: Nesta área você poderá fazer o download do manual com todas as regras definidas pela organizadora.
  •  Formulários: Acesso aos formulários de serviços adicionas como: energia elétrica (KVA), taxas de hidráulica, Extintores (Brigada de Incêndio), Credenciamento dos colaboradores, Pagamento de taxas obrigatórias e etc.
  • Pagamentos: O controle dos pagamentos referentes aos formulários de serviços / taxas / credenciais adicionais preenchidas.
  •  Comunicados: Acesso aos comunicados feitos pela produtora / organizadora do evento.
  • Agenda: Agenda com as datas importantes referentes ao evento, como: data limite para envio do projeto, início do funcionamento do CAEX, início do evento, etc…
  •  Checklist: Das atividades e obrigações do estande, tais como: Preencher os formulários, contratar os serviços para o estande, etc…
  • Fale conosco: Área exclusiva para entrar em contato com a organizadora do evento, tirar eventuais dúvidas e canais de atendimento / SAC.
  • Serviços oficiais: Página com o contato das empresas prestadoras de serviços oficiais.
  • Convidado Vip: Plataforma para disparo de convites VIPS para convidados do expositor.
  • Carrinho de compras: O expositor tem a opção de juntar os serviços adicionais solicitados no menu formulários e realizar o pagamento em um único pedido.

Não deixe nenhum desses itens levantados de fora do seu checklist, isso pode ser o grande diferencial do evento, e lembre-se: Se seu evento contar com estandes para expositores e patrocinadores, contrate o portal do expositor.

Caso precise de ajuda para organizar seu Evento, conte com o Sistema mais inteligente e completo para gestão de Eventos Corporativos euVou.

 Desejamos muito sucesso para você!

Categorias: Organizando Eventos
Tags: checklistcorporate eventseventosfeirasfeirasdenegociosferiasdexposicaoorganizador de eventos

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