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Como criar um checklist de produção de eventos corporativos

  • por euVou
  • em 17/04/2020
  • No Comments

Cada vez mais, as grandes empresas estão investindo em criar seus próprios eventos corporativos. Porém as vezes dar o primeiro passo pode parecer desafiador.

Pensando nisso a euVou vai compartilhar com você, um checklist de produção de eventos corporativos, focado na inteligência do evento.

Separamos dois materiais exclusivos para você, que é organizador de eventos: Planejador de Eventos com linha do tempo (Gantt) e Events Model Canvas: Planejador de Eventos.

 checklist de produção de eventos corporativos
Checklist de produção de eventos.

Planejamento

O primeiro item do checklist é ter um planejamento bem definido.

Um evento bem planejado, se destaca! Agora se seu evento for apenas mais um e mais do mesmo, vai acabar passando batido.

Por isso listamos os itens mais importantes que devem estar dentro do seu planejamento de eventos.

  • Capriche na decoração, alimentação e brindes;
  • Contrate com antecedência o local do Evento e os equipamentos necessários. Isso será feito após o levantamento de todas as suas necessidades como: microfones, projetores, computadores, wi-fi, tela, impressora, etc;
  • Não se esqueça de oferecer um coffee-break para os convidados;
  • Consiga patrocinadores para seu evento.
  • Defina o conteúdo do seu evento, interlocutores e participantes. Durante esta escolha, tenha sempre em mente o público-alvo do seu Evento;
  • Documente todo o processo;
  • Faça cotações com fornecedores já conhecidos ou indicados;
  • Feche parcerias com mídias e associações do mercado;
  • Levante todos os custos envolvidos do Evento;
  • Pense na divulgação: Na necessidade de criação de um hotsite, mobilização via redes sociais, comunicados internos, etc;
  • Preocupe-se com os participantes que virão de outras cidades e ajude-os com informações de viagem, hospedagem e locomoção;
  • Prepare todo o material gráfico para o evento: convite, banners, folhetos, certificados, crachás, pastas, impressão das apresentações, entre outros;
  • Verifique quais departamentos serão envolvidos na organização e antecipe as solicitações com prazos definidos;
  • Verifique se não há incompatibilidade entre datas;

Caso precise de ajuda para criar e executar o planejamento do evento acesse: blog euVou.

Credenciamento e Controle de Acesso ao Evento

A credencial é o “passaporte” para o evento, é o local onde ficam todas as informações dos participantes. Além disso a credencial é usada também como controle de acesso no evento.

Marque no seu checklist a escolha de um sistema inteligente e modular para realizar o credenciamento e controle de acesso do seu evento. 

O credenciamento geralmente acontece em dois passos, o primeiro é criar um Hotsite focado em realizar pré Inscrições e vendas do evento.

O segundo passo é a entrega da credencial e o controle de acesso dos participantes no dia do evento.

O credenciamento será através dos totens de autoatendimento?  A credencial vai ser com código de barras, QR-Code ou os dois?

Com a euVou você pode escolher a melhor forma de credenciar os participantes do seu evento de forma rápida e sem filas, fazendo com que entrem logo e aproveitem o que seu evento tem a oferecer de melhor!

App do Evento para engajamento

Ter a informação correta e no tempo certo é fundamental para o sucesso de qualquer experiência.

Por isso é fundamental ter um aplicativo mobile para o seu evento.

Engaje os participantes oferecendo a melhor experiência com: Programação, Informações, Notificações, Cartão de Visita, Network via aplicativo, lista com os expositores do evento, Mapa do Evento etc.

A informação certa na palma da sua mão!

Portal do Expositor

O quarto item do nosso checklist é contratar para o seu evento, o portal do expositor.

 O portal do expositor é uma ferramenta que permite os expositores centralizarem toda a gestão das tarefas do seu estande, informações importantes, agenda dentre outros em um único local.

A importância em ter o manual do expositor para organizadores de evento, é a autonomia que você dá para os expositores.

 Tendo um sistema centralizado você deixa todas as informações em um único local, sem precisar contratar vários sistemas.  

Busque um sistema que entregue:  

  • Home: Página com informações como a Localização do estande, Comunicados oficiais, Agenda, Pagamentos e formulários pendentes, Downloads de arquivos / documentos.
  • Manual: Nesta área você poderá fazer o download do manual com todas as regras definidas pela organizadora.
  •  Formulários: Acesso aos formulários de serviços adicionas como: energia elétrica (KVA), taxas de hidráulica, Extintores (Brigada de Incêndio), Credenciamento dos colaboradores, Pagamento de taxas obrigatórias e etc.
  • Pagamentos: O controle dos pagamentos referentes aos formulários de serviços / taxas / credenciais adicionais preenchidas.
  •  Comunicados: Acesso aos comunicados feitos pela produtora / organizadora do evento.
  • Agenda: Agenda com as datas importantes referentes ao evento, como: data limite para envio do projeto, início do funcionamento do CAEX, início do evento, etc…
  •  Checklist: Das atividades e obrigações do estande, tais como: Preencher os formulários, contratar os serviços para o estande, etc…
  • Fale conosco: Área exclusiva para entrar em contato com a organizadora do evento, tirar eventuais dúvidas e canais de atendimento / SAC.
  • Serviços oficiais: Página com o contato das empresas prestadoras de serviços oficiais.
  • Convidado Vip: Plataforma para disparo de convites VIPS para convidados do expositor.
  • Carrinho de compras: O expositor tem a opção de juntar os serviços adicionais solicitados no menu formulários e realizar o pagamento em um único pedido.

Não deixe nenhum desses itens levantados de fora do seu checklist, isso pode ser o grande diferencial do evento, e lembre-se: Se seu evento contar com estandes para expositores e patrocinadores, contrate o portal do expositor.

Caso precise de ajuda para organizar seu Evento, conte com o Sistema mais inteligente e completo para gestão de Eventos Corporativos euVou.

 Desejamos muito sucesso para você!

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