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Coffee Break para eventos: como organizar

Saber a fundo tudo que envolve coffee break para eventos fará com que você ofereça a melhor experiência a seus participantes. Isso porque ela é uma peça essencial para qualquer tipo de evento atualmente.

Então se você quer fazer parte do grupo de organizadores que oferecem a melhor experiência para sua audiência, continue a leitura, e obtenha as respostas para todas as perguntas que envolvem coffee break para eventos, como:

  • O que é coffee break para eventos?
  • Quando fazer um coffee break?
  • Qual a importância de um coffee break para eventos?
  • Como organizar e gerenciar um coffee break?
  • Quais eventos podem oferecer um coffee break?

Vamos lá?

O que é coffee break para eventos?

Coffee break para eventos nada mais é do que uma pequena pausa para que haja um pequeno descanso durante eventos de longa duração, onde de costume os visitantes podem comer, beber e interagir uns com os outros.

Com muitas vantagens – que você verá em detalhes mais adiante ainda neste artigo – essa prática pode te ajudar inclusive a ter um público mais fiel e satisfeito com o evento que está organizando.

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Quando fazer um coffee break?

Sempre que organizar um evento que oferece atrações com mais de 2 horas de duração, vale a pena levar em consideração implementar um coffee break.

Nos últimos anos, algumas pesquisas foram realizadas, e foi descoberto que a maioria das pessoas conseguem se manter concentradas por 90 minutos seguidos de cada vez.

Caso a pessoa, após esse tempo, continue tentando prestar atenção, ela tende a ter maior dificuldade de captar e entender 100% do que está tentando consumir em comparação com os primeiros 90 minutos iniciais.

Ou seja, as pessoas precisam, em sua maioria, de uma pequena pausa, como distração, para só então retornar ao foco inicial.

Seguindo essa linha de raciocínio, cremos que eventos curtos não exigem tanto um coffee break em comparação com eventos mais longos.

Sem contar que um coffee break pode ser uma característica já esperada por muitos participantes de eventos.

Qual a importância de um coffee break para eventos?

Além do benefício cognitivo citado acima relacionado a atenção das pessoas, o coffee break para eventos tem sua importância também por outros fatores.

Oferecer um bom coffee break pode ser muito mais satisfatório para sua audiência do que você pensa. Levando isso em consideração, separamos a seguir 2 benefícios que você poderá garantir a seus participantes logo de cara ao implementar um coffee break em seu evento.

Networking

Em um coffee break para eventos o networking reina.

Simplesmente pelo fato das pessoas estarem mais receptivas para a interação enquanto comem e discutem sobre as palestras e conteúdo do evento.

Sem contar que esse networking é extremamente qualificado para seus participantes, pois as pessoas presentes possuem os mesmos interesses e provavelmente são da mesma área, o que faz com que a troca seja mútua.

Ao descobrirem que ao participarem de seu evento terão a chance de sair de lá com insights e contatos, com certeza sua audiência não pensará duas vezes antes de comprar seu ingresso.

Descanso

Eventos que não disponibilizam uma pausa tem a distração aumentada.

Pois as pessoas querem ir ao banheiro, ficam com fome e saem para comer alguma coisa, atendem ligações, respondem mensagens e por aí vai.

O coffee break oferece justamente esse tempo de descanso, algo fundamental para que seus participantes fiquem 100% dedicados durante as palestras.

Isso porque todas as possíveis distrações, serão atendidas na pausa para o café.

Como organizar e gerenciar um coffee break para eventos

Engana-se quem acredita que organizar um coffee break para eventos é uma tarefa simples, do tipo que nem demanda tanta atenção e planejamento.

Para ter sucesso, é preciso saber calcular as quantidades de bebidas, alimentos, utensílios, preparar corretamente o ambiente e disponibilizar uma área que incentive o networking e descanso ao mesmo tempo.

Por isso, vamos te passar a seguir algumas informações que você deve saber ao organizar um coffee break.

Como saber as quantidades?

Bom, saber as quantidades necessárias e específicas de cada alimento que pensa oferecer, é muito importante, por quesitos de planejamento financeiro, e claro, por não querermos que ninguém passe vontade de comer algo que já tenha acabado.

Para calcular a quantidade de alimento, pode ser seguido a mesma lógica do que ensinamos no artigo: café da manhã corporativo: tudo o que você precisa saber.

De forma resumida, você precisa ter uma ideia de quantas pessoas estarão presentes, para saber quanto podem consumir.

Mas vamos levar em consideração que cada pessoa coma uma média de 10 mini salgados e três docinhos em um único coffee break. Caso haja frutas, uma média de 100g por pessoa já é o bastante.

Em um evento de 100 pessoas a conta fica fácil, é só multiplicar: total de 1000 mini salgados, 300 docinhos e 10 kg de frutas picadas.

Mas uma dica para garantir a satisfação, aumente uma média de 5% a 10% dos valores totais, pois é melhor sobrar do que faltar. 😉

Quais são os melhores horários?

O fator mais importante do seu coffee break é o horário!

O horário que o coffee break ficará disposto afeta praticamente todo o andar do evento. Pois as pessoas não podem deixar de prestar atenção no evento por estarem com a barriga roncando (ninguém merece).

Então, se estiver organizando um evento que ocupe só um horário, como o da tarde por exemplo, tente encaixar o coffee break no meio da programação, para que dê uma equilibrada na programação distribuindo uniformemente a atenção dos participantes durante o evento.

Porém, se for um evento um pouco mais longo (sendo mais cansativo), vale cogitar a ideia de dois até três coffee breaks espalhados pela sua programação. Por exemplo, um antes de começar, um no meio e outro no final.

Inclusive, uma boa dica é deixar as palestras e atrações principais do evento próximo do retorno das pessoas do coffee break. Assim, elas estarão descansadas, revigoradas e prontas para dar 100% da atenção.

Qual será o tempo de duração?

Por se tratar de um “break”, ou seja, uma “pausa”, não é preciso tomar um tempo muito grande da agenda do seu evento.

Quanto tempo acha ser o suficiente para as pessoas irem ao banheiro, tirarem fotos, comerem, e conversarem um pouco umas com as outras? 20, 30, 40 minutos?

O coffee break tem que ser o suficiente para todas essas atividades, para que inclusive, não fique ninguém ainda no banheiro, fumando ou falando com os cônjuges no telefone quando o evento retomar por não terem tido tempo suficiente.

Leve em consideração também a quantidade de pessoas. Ou seja, quanto mais pessoas, mais tempo será necessário. Pois elas precisam conversar com mais gente, precisam esperar mais pessoas saírem para poderem entrar no banheiro, e filas em frente as mesas com comidas podem surgir.

Então não tem problema eventos com mais de 100 pessoas disponibilizar uma ou duas horas como coffee break.

O que servir em um coffee break para eventos?

Seu cardápio naturalmente irá variar de acordo com o horário que seu coffee break será realizado.

Caso seja na parte da manhã, por exemplo, faz sentido comes e bebes que compõem um café da manhã corporativo, como:

  • Pães;
  • Frios;
  • Sucos;
  • Chás e cafés;
  • Pães de queijo;
  • Bolos caseiros.

Devem ser alimentos que evitem a fome. Porém, tome cuidado para não escolher alimentos que deixem as pessoas pesadas e cansadas. Então, se quiser fazer um coffee break no horário do almoço, nada de feijoada, churrasco ou baião. Mas sim lanches, patês, sucos, saladas, petiscos, frios e por aí vai.

Não se esqueça também dos materiais complementares, como lixeiras espalhadas pelo ambiente, cadeiras e puffs, bebedouros ou jarras de água, totem para carregar os celulares, guardanapos, copos e um belo de um sinal de wifi (isso encanta de verdade).

Onde será seu evento?

Como já insinuado anteriormente, o espaço onde o coffee break será realizado deve disponibilizar toda a estrutura para o conforto dos participantes, de uma forma que eles possam circular livremente sem aperto, e os que quiserem permanecer sentados possam assim o fazer.

Para eventos grandes, pode ser interessante a divisão, ou seja, se não tiver uma sala muito grande, vale utilizar várias salas médias, e os alimentos, serem distribuídos em várias mesas, para espalhar os focos das rodinhas de conversa.

Quais eventos podem oferecer um coffee break?

E claro, você pode se perguntar qual tipo de evento casa bem com um coffee break, a resposta pode ter sido já dada no artigo, mas de forma resumida é: qualquer evento que demande tempo e atenção dos participantes que possam agregar valor com networking e exija um descanso.

Ou seja, palestras, workshops, feiras, exposições e congressos caem como uma luva para oferecer um coffee break.

Para finalizar…

Pronto! Agora você já conhece e sabe o necessário para organizar um coffee break para eventos de sucesso a partir de hoje!

Estamos ansiosos para saber sua opinião sobre este artigo, deixe nos comentários o que achou, e nos vemos na próxima!

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