10 passos de como organizar um workshop de sucesso

Saber como organizar um workshop pode muitas vezes ser algo um pouco confuso e complicado para alguns organizadores de eventos, por conta dos processos e fases exigidas.

Pensando justamente nisso, decidimos te passar hoje 10 passos práticos de como organizar um workshop de sucesso!

Então, a partir de agora, o que você deve fazer é continuar a leitura, e aproveitar o conteúdo ao máximo.

Boa leitura.

Aprenda como organizar um workshop em apenas 10 passos

Entender como organizar um workshop pode fazer toda a diferença para organizadores de eventos, justamente pelo fato de hoje existir uma demanda crescente dentro das empresas exigindo campanhas estratégicas de conteúdo e engajamento.

E por isso acaba sendo um pouco mais complexo que outros tipos de eventos, tanto no pré, quanto no durante e pós-evento.

Sabemos o quão valioso um workshop pode ser para uma empresa que busca manter um bom posicionamento no mercado, tendo mais visibilidade e relevância perante o público, sem contar que um workshop pode muito bem tornar qualquer negócio referência em determinados assuntos, sendo isso um grande diferencial hoje em dia.

Então papel e caneta em mãos, e vamos para o conteúdo!

#1 Escolha o tema do workshop

O primeiro passo é escolher o tema do seu workshop.

O tema vai funcionar como um tipo de guia do evento, pois ele definirá todo o conteúdo, palestrantes e mensagem.

Por isso escolha um tema relevante e que vá de acordo com as suas estratégias e objetivos.

Leve três pontos em consideração quando for escolher o tema:

Entenda o que seu público está buscando;
Procure tendências do mercado;
Observe o que seu concorrente anda fazendo (benchmarking).

É extremamente importante escolher um tema que esteja em alta, dessa maneira você terá chances ainda maiores de atrair cada vez mais o seu público para o evento.

Se a empresa que você representa atua no mercado fotográfico por exemplo, workshops com o tema “as melhores fotos tiradas no Sudão por uma tecpix em 2006” não é tão interessante quanto “Workshop nomedaempresa – como faturar mais como fotógrafo” ou “guia para iniciantes na fotografia”.

Enfim, você entendeu a diferença.

Faça uma busca, e identifique o que os concorrentes estão falando, assim como o que profissionais e estudantes possuem interesse.

#2 Crie um planejamento estratégico

Hoje, muitos confundem planejamento com estratégia. Sendo que cada um tem sua importância e relevância, distintamente diferentes e essencialmente semelhantes.

Mas para te ajudar a criar um planejamento estratégico para o seu workshop, vamos explicar que tipo de estratégia vale a pena você desenvolver, e qual tipo de planejamento pode te ajudar.

Estratégia

A estratégia começa com a identificação do público-alvo, ou seja, saber quem são as pessoas ideais que você deseja que façam parte do seu evento.

O ideal é que você tenha as respostas de algumas perguntas, como:

Qual a faixa-etária?
Qual o gênero?
Quais os hábitos de consumo?
Quais são seus interesses?
Qual sua escolaridade?
Eventos do segmento que costuma participar;
Locais que costuma frequentar.

Dentre outras perguntas relevantes.

Depois coloque no papel todas as outras informações igualmente relevantes, como por exemplo:

Qual será o objetivo do evento?
Qual será o tema?
Quantas pessoas quer como participantes?
Onde será? Será digital ou físico?
Se for digital, qual plataforma de eventos online irá utilizar?
Qual será a data do evento?
Irá oferecer credenciamento sem filas para uma melhor experiência?
Como fará a divulgação nas redes sociais?

Dessa forma, você terá muito mais facilidade em desenvolver estratégias para alcançar tais objetivos estabelecidos.

Planejamento

Agora que já sabe seu objetivo, e suas estratégias, basta fazer o planejamento. Ou seja, a ordem de execução e distribuição de energias e tarefas para que tudo seja bem executado.

Faça um checklist, com todos os itens que precisam ser definidos.

Assim você não corre o risco de esquecer nenhum detalhe importante durante o processo de planejamento do workshop.

Levante todos os custos envolvidos;
Consiga patrocinadores para seu evento;
Documente todo o processo de realização;
Faça 3 orçamentos com fornecedores diferentes, isso permite que você negocie com eles;
Antecipe as solicitações;
Feche o local do evento antecipadamente;
Liste os equipamentos necessários como microfones, projetores, computadores, wi-fi, câmeras, etc;
Material impresso para entregar aos participantes;

E para te ajudar com um melhor planejamento, você pode utilizar um canvas para eventos.

#3 Defina se o workshop será pago ou gratuito

Pode parecer um tópico banal, porém é muito, mas muito importante mesmo.

Isso pode definir ou não a assertividade do seu workshop. Pois oferecer um evento gratuito ou pago, possuem seus benefícios e suas desvantagens.

Por isso, desde o início você precisa ter tais informações bem estabelecidas, pois um evento gratuito, tende a atrair uma quantidade muito maior de participantes, porém você não possui um retorno sobre seu investimento no curto prazo, só no longo.

E um evento pago, pode agregar exclusividade e valor além de pagar a estrutura alocada, porém pode impedir que muitos participem por não estarem com orçamento para investir.

De qualquer forma, isso é algo que deve estar bem definido após muita pesquisa e estudo, pois fará toda a diferença no sucesso do seu evento.

#4 Estabeleça o público do workshop

Por mais que durante a definição da estratégia você já tenha definido quem será seu público, para divulgação e entendimento estratégico de planejamento, agora você precisa pensar em algo mais direcionado ao evento.

No sentido que responda às seguintes perguntas:

Como a personalidade do seu público influencia na identidade do seu evento? (um público sênior exige um linguajar e conteúdos mais sérios, já um público 100% femenino exige linguagem e personalidade feminina e por aí vai);
Como a idade do seu público poderá influenciar no seu evento?
O que eles buscam com o evento? E como você pode oferecer exatamente o que eles precisam?

Sem contar que com tais informações você poderá definir uma meta de quantidade de participantes.

#5 Defina a data, local e horário do workshop

A data ideal pode fazer muita diferença.

Simplesmente pelo fato de que se estiver organizando um workshop online, e definir em uma data que é feriado em algum estado, por exemplo, pode atrapalhar grande parte do sucesso de seu evento.

Ou até mesmo estabelecer a data para fim de mês, uma época onde todo mundo tem que entregar muito mais no trabalho, as contas estão vencendo, o salário já acabou e estão ansiosos para o dia 5 do mês seguinte, enfim.

Pense em uma data confortável e bem pensada.

Caso realize um workshop em local físico, procure uma locação de fácil acesso, próximo a avenidas e metros, e que não seja muito perigoso durante a noite, pois muitos participantes podem ficar até mais tarde no evento, sem contar com o time de staff e bastidores em geral.

Definir o horário do dia do seu workshop também é muito importante. Pois se ele for levar muitas horas, vale a pena estabelecer horários de almoço com um bom coffee break, caso seja curto, pode ser em um horário em que as pessoas estejam sem fome, bem acordadas e dispostas.

#6 Determine quem estará no evento

Tenha sempre em mente o seu público-alvo quando for escolher o palestrante e mediador do evento.

Quando se trata de escolher o palestrante ou mediador para o workshop, você deve levar dois fatores em consideração: o tema do evento e a sua estratégia.

Você deve buscar por profissionais que são autoridades no assunto e conhecidos no mercado.

Para tornar seu workshop ainda mais atrativo, traga pessoas de fora e que venham com um conteúdo inovador e diferente.

O mais importante é que o palestrante tenha a mesma linguagem que o público-alvo do evento, e principalmente que o palestrante estabeleça rapport com as pessoas que vão participar.

Agora, é o momento de definir quais serão as atrações do seu workshop. Esta escolha está diretamente ligada ao perfil do público e ao tema definido anteriormente.

É importante buscar profissionais que sejam referência na área e que agreguem valor ao seu evento.

#7 Foque na divulgação

Crie um plano de marketing para o seu evento, coloque prazos, formatos, quais redes serão usadas, etc.

Não deixe de levar em conta o planejamento geral do evento nessa etapa. O calendário de divulgação deve estar em sintonia total com seu planejamento geral.

Divulgar nas redes sociais é sempre uma ótima estratégia para alcançar o maior número de pessoas. Buscar parceiros de mídias, empresas e canais relacionados ao tema do seu evento também é uma boa!

É válido preparar um material impresso ou online que será entregue no dia do evento.

E não se esqueça de informar os tópicos que serão abordados durante o evento como nome dos palestrantes, data, local, conteúdo, programação e o horário do coffee break.

#8 Escolha os recursos e equipamentos necessários

Para workshops em local físico, os recursos e equipamentos serão uma peça que exigirá muito mais atenção aos detalhes comparado ao workshop digital.

Estrutura do local, palco, microfones, caixa de som, faixas, cadeiras, bebedouros, banheiros, etc.

Tudo é importante para a melhor experiência possível. E deve ter toda a sua atenção durante a escolha de equipamentos, estrutura e recursos.

Agora, caso seja um workshop online, atente-se em escolher uma plataforma de eventos online especializada, além de um microfone de qualidade, um bom cenário e acesso a internet com uma câmera de qualidade.

#9 Esteja lado a lado da equipe

Durante qualquer projeto, grande ou pequeno, estar do lado daqueles que trabalham com você faz toda a diferença, principalmente por manter um bom fluxo de trabalho e qualidade de execução.

Então, foque em um bom relacionamento, com seus parceiros, fornecedores e todos os envolvidos.

#10 Pense no pós-evento

Um dos itens mais importantes do pós- evento é o certificado de participação.

Garanta que o certificado seja enviado logo após o término do evento. Envie também a pesquisa de satisfação para todos os participantes, buscando saber o que eles acharam do seu workshop. Procure saber todos os pontos de melhorias e sugestões.

Dessa forma, você estará garantindo uma otimização constante de seus eventos.

Com a pesquisa concluída, emita relatórios considerando todos os indicadores. Com isso fica mais fácil para você visualizar os resultados e identificar se seus objetivos foram atingidos e o que de fato precisa ser alterado.

Lembre-se: ouvir a opinião dos participantes é muito importante, mas desenvolver um plano de ação com base na opinião dos participantes é ainda mais importante para melhorar as próximas edições!

Para finalizar…

Agora que você sabe como organizar um workshop de sucesso, chegou a hora de pôr em prática.

Organize seu evento conosco, a melhor plataforma de eventos online, a euVou.digital, e tenha acesso a tudo que precisa para oferecer a melhor experiência possível para todos os envolvidos, sejam expositores, patrocinadores ou participantes. E principalmente para você, organizador de eventos.

Também queremos saber sua opinião, deixe nos comentários o que achou ou dúvidas que responderemos o mais rápido possível.