Workshops tem se tornado cada vez mais populares por serem instrumentos poderosos de compartilhamento de conteúdo rico e prático.

Já falamos aqui como organizar seu primeiro evento corporativo, agora vamos te ajudar com 5 passos para organizar um workshop de sucesso!

5 Passos para organizar um workshop de sucesso
5 Passos para organizar um workshop de sucesso

Por definição, workshop é um evento que acontece em um espaço físico, com um grupo de pessoas que querem aprimorar o seus conhecimentos em determinado assunto. Esse tipo de evento corporativo costuma contar com palestrantes e bastante dinâmicas.

Todas as empresas podem organizar um workshop de sucesso, o segredo é ter bem definido o tema do evento, o público, a estratégia e o planejamento.

1- Escolha o tema do workshop

O primeiro passo é escolher o tema do seu workshop.

O tema vai funcionar como o guia do evento, por isso escolha um tema relevante e que vá de acordo com as suas estratégias e objetivos.

Leve três pontos em consideração quando for escolher o tema: entenda o que seu público está buscando, procure tendências do mercado e observe o que seu concorrente anda fazendo (benchmarking).  

É extremamente importante escolher um tema que esteja em alta, dessa maneira você terá chances ainda maiores de atrair cada vez mais o seu público para o evento.  

2- Estratégia e planejamento

2.1- Estratégia

A estratégia começa com a identificação do público-alvo, e além de identificar busque conhecer a fundo ele. Faça o briefing do evento levantando todos os itens importantes como: objetivo do evento, tema, quantidade de pessoas, local, data, credenciamento sem filas , divulgação, comercialização, etc. 

Lembre-se: Contrate um sistema inteligente e completo para gestão de eventos corporativos.

Não esqueça de incluir na sua estratégia a criação de uma identidade visual para o workshop, isso faz com que as pessoas reconheçam cada vez mais a marca!  

2.2- Planejamento

Faça um checklist, com todos os itens que precisam ser planejados.

Assim você não corre o risco de esquecer nenhum detalhe importante durante o processo de planejamento do workshop.

  • Levante todos os custos envolvidos;
  • Consiga patrocinadores para seu evento;
  • Documente todo o processo de realização;
  • Faça 3 orçamentos com fornecedores diferentes, isso permite que você negocie com eles;
  • Antecipe as solicitações;
  • Feche o local do Evento antecipadamente;
  • Liste os equipamentos necessários como microfones, projetores, computadores, wi-fi, tela etc.;
  • Material impresso para entregar aos participantes;
  • Ofereça um coffee break para os participantes;

3- Palestrantes e mediadores

Tenha sempre em mente o seu público-alvo quando for escolher o palestrante ou mediador do evento.

Quando se trata de escolher o palestrante ou mediador para o workshop, você deve levar dois fatores em consideração: o tema do evento e a sua estratégia.

Você deve buscar por profissionais que são autoridades no assunto e conhecidos no mercado. Para tornar seu workshop ainda mais atrativo, traga pessoas de fora e que venham com um conteúdo inovador e diferente.

O mais importante é que o palestrante tenha a mesma linguagem que o público alvo do evento, e principalmente que o palestrante estabeleça rapport com as pessoas que vão participar.

4- Divulgação

Crie um plano de divulgação do seu workshop, coloque prazos, formato, quais redes serão usadas, etc. Organize um calendário de divulgação!

Não deixe de levar em conta o seu planejamento geral do evento! O calendário de divulgação deve estar em sintonia total com seu planejamento geral.

Divulgar nas redes sociais é sempre uma ótima estratégia para alcançar o maior número de pessoas. Buscar parceiros de mídias, empresas e canais relacionados ao tema do seu evento também é uma boa!

Continue divulgando o workshop para todos os participantes, isso faz com que eles divulguem o evento também.

Prepare um material impresso ou online que será entregue no dia do evento. Aborde os tópicos que serão falados durante o evento como nome dos palestrantes, data, local, conteúdo, programação e o horário do coffee break.

Certamente o seu workshop já terá um destaque por produzir esse material!

5- Pós- evento

Um dos itens mais importantes do pós- evento é o certificado de participação. Garanta que o certificado seja enviado logo após o término do evento. Envie também a pesquisa de satisfação para todos os participantes, buscando saber o que eles acharam do workshop. Procure saber todos os pontos de melhorias e sugestões.

Com a pesquisa concluída, emita relatórios considerando todos os indicadores. Com isso fica mais fácil para você visualizar os resultados e identificar se seus objetivos foram atingidos

Lembre-se: Ouvir a opinião dos participantes é muito importante, mas desenvolver um plano de ação com base na opinião dos participantes é ainda mais importante para melhorar as próximas edições!

Caso precise de ajuda para organizar o seu workshop, conte com o Sistema mais inteligente e completo para gestão de Eventos Corporativos euVou.

Desejamos muito sucesso nos seus workshops!


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