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Conferência: aprenda tudo sobre esse tipo de evento

A conferência é um dos tipos de eventos mais realizados ao redor do mundo, tanto de forma online quanto presencial.

Isso porque esse modelo de evento proporciona maior versatilidade para os organizadores falarem e debaterem sobre um determinado assunto de forma mais ampla, e profissional.

Provavelmente, você já ouviu falar ou até mesmo já participou de alguma conferência, e se você ainda não sabe muito bem do que se trata, não se preocupe. Neste artigo iremos detalhar tudo o que você precisa saber sobre conferência, desde o que é até o passo a passo de como organizar. Continue a leitura e aprenda:

  • O que é conferência?
  • O que acontece em uma conferência?
  • Vantagens de organizar uma conferência
  • 5 passos de como organizar uma conferência de sucesso
  • As principais conferências ao redor do mundo

Papel e caneta em mãos, ou melhor, bloco de notas aberto e vamos lá!

O que é conferência?

Conferência é uma reunião que pode ser realizada tanto de forma online quanto presencial de pessoas interessadas em debater sobre um determinado tema ou problema, com o objetivo de solucioná-lo ou apresentar hipóteses. 

As pessoas que procuram e estão presentes em conferências geralmente já dominam o assunto ou atuam profissionalmente em projetos da área, elas fazem presença justamente para se aprofundarem ainda mais sobre o tema proposto.

As conferências costumam ter em sua grade de palestrantes grandes nomes referências em seu campo de atuação, para contribuírem para o desenrolar do tema proposto com suas experiências, observações e resultados de pesquisas.

Sua diferença para um simpósio, é que o mesmo vai muito além de assuntos científicos ou acadêmicos, abrangendo desta forma vários outros mercados.

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O que acontece em uma conferência?

É importante falar que existem diversos tipos de conferências, quem pensa que são somente empresas grandes que organizam, está muito enganado. Hoje em dia, existem conferências dos mais variados tipos e tamanhos.

O que acontece é que em eventos grandes é possível que “conferências menores” aconteçam de forma simultânea dentro do mesmo, para tratar de áreas mais específicas, ou seja, para falar sobre os “sub-temas” do assunto central, já que o assunto pode ser muito extenso e segmentado.

Nessas áreas, geralmente separados por salas diferentes, as pessoas podem discutir as novidades do setor, apresentar projetos, novas leis e regras, entre diversas outras possibilidades.

A conferência é um evento que proporciona grandes aprendizados, tanto para os organizadores quanto para seus participantes. Geralmente, grandes decisões são tomadas a partir deste tipo de evento.

E a conferência não tem somente esse benefício para os envolvidos, ela possui diversos outros que listamos no tópico abaixo.

Vantagens de organizar uma conferência

As vantagens de organizar uma conferência, seja ela digital ou em um local físico são inúmeras, porém separamos abaixo as principais independente do ambiente que irá acontecer o evento. Confira:

Possibilidade de networking

A conferência, seja ela online ou presencial, é um ótimo ambiente para fazer networking. Aproveite e amplie seu círculo social conhecendo outros profissionais da área, sejam eles participantes ou até mesmo os próprios palestrantes.

Além de ir em busca de pessoas novas, você também pode fortalecer relações já existentes. Fortaleça sua parceria trocando ideias com pessoas que já conhecia. Esse networking durante uma conferência pode agregar todos os envolvidos.

Troca de conhecimentos relevantes

Como já dissemos anteriormente, uma boa conferência reúne grandes nomes de um determinado setor, além de outros profissionais também capacitados participando como ouvintes.

Esse encontro consegue proporcionar uma troca de conhecimentos incríveis, isso porque cada um tem a sua vivência no assunto e pontos de vistas diferentes.

Novos insights

Com a troca de conhecimento úteis e relevantes, algo comum que acontece nas conferências, entre todos os envolvidos, é ter novos insights. Seja para chegar em alguma solução, ou insights mais simples como melhorias e otimizações para alguns processos de uma determinada área.

5 passos de como organizar uma conferência de sucesso

Agora que você já sabe o que é uma conferência, o que acontece e as principais vantagens deste tipo de evento, confira abaixo o passo a passo de como organizar uma conferência de sucesso.

#1 Defina quem é o seu público-alvo

Se você acompanha o Blog da euVou já está careca de saber que antes de organizar qualquer tipo de evento, é preciso ter em mãos de forma bem detalhada informações sobre quem é o seu público-alvo.

Saber quem é o seu público-alvo irá facilitar e muito o seu trabalho como organizador. Suas ações de marketing para divulgação, escolha dos palestrantes, do tema e das atrações serão muito mais assertivas.

Isso porque você já sabe exatamente qual o perfil dos participantes, seus gostos e o que de fato querem ver em seu evento, no caso, em sua conferência.

O ideal é que você tenha as respostas de algumas perguntas, como:

  • Qual a faixa-etária?
  • Qual o gênero?
  • Quais os hábitos de consumo?
  • Quais são seus interesses?
  • Qual sua escolaridade?
  • Eventos do segmento que costuma participar;
  • Locais que costuma frequentar.

Saiba exatamente quem é o seu público, que as suas chances de organizar uma conferência de sucesso triplicam.

#2 Escolha o local ou plataforma para sua conferência

Se a sua conferência for presencial ou até mesmo híbrida, se atente em escolher um lugar com boas condições para seus participantes. Além do ambiente ser agradável internamente, o mesmo deve estar em um bom local para o deslocamento tranquilo de seus participantes e palestrantes.

Caso a sua conferência seja realizada de forma online, você precisará se atentar em escolher uma boa plataforma de eventos online, isso porque a experiência do seu evento irá depender da qualidade da mesma.

Por isso, escolha a plataforma com muito cuidado e dê preferência para empresas especializadas, como a euVou.digital.

A euVou.digital não é apenas uma plataforma de eventos online, mas sim uma plataforma tudo em um para que você possa proporcionar aos seus participantes navegar entre as áreas como em um evento presencial, aproveitar o conteúdo e ainda fazer networking. Tudo isso em apenas alguns minutos. Com ela você pode:

  • Personalizar a plataforma com a identidade do seu evento;
  • Hospedar eventos de qualquer tipo ou tamanho;
  • Criar estandes virtuais para as marcas;
  • Criar vitrines de produtos;
  • Chats para networking;
  • Incluir seus vídeos gravados e suas transmissões ao vivo;
  • Credenciamento como em eventos presenciais;
  • Criar anúncios para seus patrocinadores;
  • Tenha em mãos todos os dados do seu evento;
  • Área de Imprensa;
  • E muito mais…

Ela tem tudo o que você precisa para organizar a sua conferência online em um único lugar, economizando seu tempo e dinheiro.

Saiba mais sobre a euVou.digital clicando aqui.

#3 Elabore o seu plano de marketing

Se você quer que a sua conferência seja um sucesso, ou seja, com muitos participantes qualificados e engajados de verdade com o assunto, você precisa elaborar um bom plano de marketing.

Ele é fundamental para que todas as ações de divulgação do seu evento e vendas gerem resultados efetivos para o seu negócio.

Isso porque não adianta nada preparar sua conferência com atrações e palestrantes incríveis, se a divulgação do mesmo for mal planejada. Aliás, é preciso que o mesmo tenha uma boa divulgação para atrair as pessoas certas.

Em seu plano de marketing você precisa definir quais serão as estratégias de divulgação e  as tarefas necessárias para a concretização deste objetivo. Responda a perguntas como:

  • Quais canais que seu público-alvo está mais presente?
  • Irá buscar influencers para maior impacto na divulgação?
  • Quais serão os canais (tanto online quanto offline) para a divulgação da conferência?
  • Quais serão os pontos de venda?
  • Qual a melhor forma de impactar seu público-alvo?
  • Haverá investimentos em anúncios?

#4 Roteirize as apresentações da conferência

Se em sua conferência houver um ou mais palestrantes, instrutores, monitores ou coordenadores é importante que você roteirize as apresentações para melhor organização do mesmo.

Imagine dois palestrantes falando sobre o mesmo tema e você descobrir isso somente na hora do evento?

Para que isso não aconteça, veja com cada envolvido a fim de alinhar os assuntos que cada um irá tratar, e também aproveite e confirme o tempo de apresentação.

#5 Faça um checklist

Existem muitos passos e processos para a organização de uma conferência de sucesso. Para você não se perder, a dica é fazer um checklist.

Crie um checklist com todos os recursos necessários e seus respectivos orçamentos para a sua conferência acontecer.

Essa organização é de extrema importância para que você e sua equipe não se esqueçam de nenhum detalhe que possa impactar e atrapalhar seu evento. Além de ter total controle sobre seu financeiro também. 

Coloque em seu checklist itens como:

  • Alimentação e bebidas;
  • Programação do evento;
  • Aluguel do local;
  • Contratação da plataforma de eventos;
  • Brindes;
  • Decoração do ambiente;
  • Acessórios para as apresentações: pen drive, notebook;
  • Entre outros.

Se inspire: principais conferências ao redor do mundo

Para você se inspirar, separamos algumas das maiores conferências realizadas ao redor do mundo para você ter alguns insights e buscar saber mais sobre.

TEDx

Apostamos que essa você já conhecia, não é mesmo?

A TEDx é uma das maiores conferências do mundo. Seu surgimento foi nos Estados Unidos, e sua primeira realização foi em 1986.

A sigla TED significa Tecnologia, Entretenimento e Design, a união de três campos considerados poderosos para os seus idealizadores Richard Saul Wurman e Harry Marks.

O TED se tornou uma organização, sem fins lucrativos, que busca compartilhar ideias por meio das conferências chamadas de talks – pequenas palestras, ideais para se trabalhar um tema específico.

Web Summit

Essa conferência também é bem famosa e conhecida ao redor do mundo, você já ouviu falar sobre a Web Summit?

Ela é uma das maiores conferências de tecnologia e inovação.

Sua origem foi em Dublin, na Irlanda, no ano de 2009, para um público de pouco mais de 400 pessoas.

Hoje em dia, o evento recebe em média 70 mil participantes de diversos países! Por lá se reúnem grandes nomes do mercado mundial como também pequenas empresas e startups, tratando sobre temas diversos que vão de moda à robótica e esportes.

Hoje, sua sede oficial fica em Lisboa, Portugal. E com o alto investimento do governo português o Web Summit continuará realizando suas edições por lá pelos próximos 10 anos. Aliás, foram 110 milhões de euros, não é pouca coisa rs.

Para finalizar…

Depois da leitura desse guia completo sobre o que é conferência e o passo a passo de como organizar, você está pronto para criar a melhor conferência do seu mercado. Agora é só colocar a massa e começar a se organizar!

Agora, queremos saber de você, comente aqui embaixo o que você achou deste artigo e se ele te ajudou de alguma forma. E claro, dê uma olhadinha na euVou.digital, a plataforma completa tudo em um para os seus eventos online. Temos certeza que você irá se apaixonar!

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