5 passos para organizar credenciamento sem filas em eventos

Espaço do evento locado, fornecedores devidamente contratados, investimentos em marketing para divulgação realizados, conteúdos bastante atrativos e claro, muito networking envolvido. Tudo indica que o evento será o maior sucesso, mas tem o fator principal e que merece bastante atenção: o Credenciamento.

A primeira impressão é a que fica e o ponto chave para garantir que a experiência dos participantes seja um sucesso logo na entrada do evento é um Credenciamento sem filas. Os participantes precisam pegar seus crachás de forma rápida e entrar o quanto antes para aproveitar o que o evento tem a oferecer de melhor. Mas isso é possível? A resposta é: Sim!

1 – Conheça muito bem o público que vai se credenciar

Saber no detalhe qual perfil de quem visita e costuma frequentar seu evento é o ponto de partida para uma estratégia bem elaborada de acesso ao evento. Questões como pontualidade,  familiaridade com tecnologia, nível de exigência de atendimentos personalizados e cultura de networking all the time, são apenas alguns exemplos de mapeamento que devem ser feitos para garantir um acesso rápido e fluido na entrada do evento. Esses pontos irão influenciar diretamente na logística operacional local, incluindo principalmente staff profissional a ser contratada, tecnologia adotada e quais equipamentos serão utilizados para um atendimento altamente disponível e eficaz.

Dica: Faça pesquisas com os inscritos!

2 – Inscrições antecipadas online e pré-credenciamento

Oferecer diferentes opções de locais e momentos para inscrição e credenciamento tem se mostrado uma excelente estratégia para evitar filas na entrada dos eventos. Hotsite personalizado, focado em UX e UI, com a identidade visual do evento e responsivo (facilmente acessado em diferentes dispositivos, como notebooks, smartphones, tablets, totens, etc) é o começo de uma estratégia assertiva. Oferecer incentivos para quem realizar as inscrições e o credenciamento antecipado é uma ótima opção também. Existe também a possibilidade de realizar as inscrições e credenciamentos via assistente virtual ChatBot. Por exemplo, ao invés do processo tradicional de credenciamento por digitador na secretaria, o público é ajudado na hora de se credenciar seja onde ele estiver, por uma assistente virtual que irá guiá-lo durante toda a experiência de inscrição.

Dica: foque na comunicação com seu público no pré-evento para garantir que entenderão os benefícios de realizarem o pré-credenciamento e onde devem ir no local do evento!

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3 – Operação local: Fatores Internos

A logística adotada na operação local deve ser levada em conta semelhantemente à uma “linha de produção industrial”. De posse da planta baixa do local do evento, mapeie os possíveis gargalos físicos, quais são os espaços disponíveis e trace a estratégia de operação dos pontos de credenciamento de acordo com a estrutura desejada. Fundamental também é garantir o treinamento e capacitação dos operadores dos equipamentos e da triagem, alinhando expectativas de como proceder em cada tipo de situação. Dessa forma, mitiga-se o risco de travar o fluxo de uma operação por despreparo da staff profissional envolvida.

Dica: Crie um Playbook (Manual) com regras e informações úteis para a staff responsável pela operação local do evento!

4 – Operação local: Fatores Externos

Conhecer o terreno onde se está pisando e todos os agentes envolvidos é fundamental para garantir o pleno funcionamento da operação local de credenciamento. Fatores como: pontos de elétrica disponíveis, voltagem local, capacidade de fornecimento de energia X necessidade e consumo dos equipamentos, e principalmente se a internet do local atende aos requisitos mínimos para o sistema rodar na nuvem (online) são premissas básicas que você deve se atentar para garantir o pleno funcionamento da operação no local do evento. Caso a internet no local não seja de boa qualidade ou o preço seja extremamente alto planeje sua operação local de forma híbrida ou totalmente offline. Caso a operação seja híbrida, não há a necessidade de desabilitar o link online de inscrições antecipadas e a operação local de credenciamento pode rodar normalmente.

Dica: Para evitar eventuais transtornos durante o credenciamento, opte por levar um servidor para a operação local!

5 – Planos de contingência em caso de problemas durante o credenciamento

Imprevistos acontecem. Mesmo planejando tudo certinho, tomando todos cuidados necessários e dando a devida atenção aos mínimos detalhes, ainda sim estamos sujeitos a surpresas indesejadas. Estar preparados para lidar com os mais diversos tipos de situações e ter um ou mais planos de ações para cada tipo de situação extraordinária que pode acontecer, deve sempre estar previsto na estratégia de todo organizador de eventos. É um fator decisivo para lidar rapidamente e da melhor forma em situações de stress e que demandam agilidade na correção. É neste momento que o famoso “Plano B” precisa estar pronto para entrar em cena e resolver esse tipo de situação. Exemplos: A internet caiu, e agora? Sempre que puder, opte pela operação do seu evento no modelo híbrido com servidor para mitigar este risco.

Dica: O importante é estar sempre atento e acompanhando a operação de credenciamento e acesso ao evento em tempo real. Dessa forma, indícios de que “alguma bomba vai explodir” podem ser percebidos antes mesmo de acontecer, e aí a solução proativa é muito melhor e eficaz do que a solução reativa.

Agora que você já sabe quais são os 5 passos para organizar credenciamento sem filas em eventos, que tal baixar uma planilha para fazer a gestão dos orçamentos recebidos para realização da operação local do seu evento?
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