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Evento presencial: guia passo a passo para a retomada pós vacinação

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Quem já esteve acostumado com a organização de um evento presencial antes da pandemia, pode muito bem estranhar e se esquecer de algumas novas regras quando o assunto é a retomada dos eventos pós vacinação.

Mas para que você, organizador de eventos, se sinta confortável e protegido, separamos aqui um guia, com as principais dicas que você deve se atentar para retornar para o mercado de eventos presenciais com o pé direito.

A importância da segurança em eventos presenciais na atual situação

Por mais que seja um pouco óbvio, vale a pena relembrar a importância de um evento que segue as regras sanitárias vigentes em cada estado, afinal de contas, isso é o mínimo necessário para a proteção tanto de sua equipe quanto de seus participantes.

Pois no final, o que todos desejamos, é que seus participantes aproveitem seu evento com qualidade e obtenham boas lembranças, e não arrependimentos e dores de cabeça.

Ou seja, o simples fato de se atentar a todas as regras sanitárias estabelecidas, não só te protegerá das leis e repreensões que alguém pode sofrer caso não as siga, mas muito pelo contrário, você pode, além disso, passar uma má impressão de seu evento, como um projeto amador, perigoso e pior, que não se preocupa com seus principais clientes.

Há muitos outros efeitos que podem tornar a precaução com a segurança um item de grande importância. Mas por hora vamos nos atentar a esses.

Mas o que poderia acontecer então, caso essas normas sejam quebradas, quando estamos falando de legislação? Bom, é justamente sobre isso que o próximo parágrafo se trata.

Consequências caso as orientações não sejam seguidas

Falaremos mais adiante especificamente sobre cada cuidado que vale a pena ter a atenção redobrada para que você siga as regras e proteja seus participantes.

Porém, vale frisar como a falta de cuidado com tais quesitos podem interferir negativamente em seus eventos como um todo.

Atualmente, cada estado brasileiro possui suas regras e exigências específicas, por isso o indicado é que você consulte o posicionamento atual do estado em que deseja organizar esse evento presencial.

Mas de forma geral, nessa situação pós vacinação, é comum vermos o estado fechar alguns eventos, cobrar multas dos participantes ou organizadores responsáveis, que podem chegar até R$ 2.000 dependendo das atividades realizadas no local.

Por isso, caso não queira marcar seu evento com esse tipo de experiência, atente-se aos próximos tópicos.

Evento presencial: o que deve ser feito para uma boa retomada

1. Convite digital

Opte por convites eletrônicos por conta de seus inúmeros benefícios.

Além do fato de evitar gastos de impressão e distribuição, estará evitando a chance de contágio da covid por conta de um papel ser passado de mão em mão entre sua equipe e participantes.

Com um convite digital, você consegue basicamente convidar seu participante com “zero custo”, e irá proteger ele de ficar tocando em materiais desconhecidos.

Achou a ideia interessante? Então dê uma olhadinha em como a euVou pode te ajudar com seus convites eletrônicos (e ainda personalizados) por meio de nossa plataforma para organizadores de eventos.

2. Evite grande volume de pessoas

Que devemos evitar aglomerações todos já sabemos, mas a partir de que momento se torna aglomeração?

Bom, você pode olhar no alvará de localização do espaço do evento, o número máximo de pessoas permitidas, dessa maneira você terá um documento comprovando que está dentro das normas.

Para que isso aconteça, venda somente a quantidade de inscrições suficientes, que respeitem esse número, pela sua proteção e segurança, como também de todos os outros convidados.

“Ah! Mas o espaço é pequeno, preciso vender mais do que o permitido para obter lucro! E agora?”

Então, se você está com esse tipo de pensamento, o próximo parágrafo foi feito para você.

3. Conheça os eventos híbridos

Se você:

  • Precisa vender mais do que o permitido no espaço em questão;
  • Quer aumentar o faturamento do seu evento;
  • Deseja uma maior margem de lucro;
  • Busca um público mais amplo;
  • Espera captar uma grande fatia do mercado.

Você deve começar a estudar como organizar eventos híbridos para ontem!

De maneira resumida, os eventos híbridos reúnem características dos eventos presenciais e dos virtuais ao mesmo tempo.

Ou seja, pode ter um evento presencial com transmissão ao vivo acompanhado por participantes online, ou um evento onde a participação de alguns palestrantes é feita por meio de uma transmissão online ao vivo para um público em um espaço físico.

Quando isso ocorre, você pode vender facilmente a quantidade permitida para o evento presencial, e o resto seria a distância.

Assim você vende (por um valor um pouco menor do que o presencial), respeita as normas, protege todos os envolvidos e garante um evento com conteúdo e experiências de qualidade para todos.

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5. Distribuição de álcool em gel

Atualmente, um álcool em gel na entrada e outro na saída, não é mais o suficiente e aconselhável. O ideal é que você disponibilize álcool em gel em vários pontos estrategicamente pensados por todo o local do evento.

Ou seja, coloque um álcool em gel próximo a:

  • Escadas com corrimão;
  • Entradas;
  • Saídas;
  • Banheiros;
  • Bebedouros;
  • Cadeiras;
  • Corredores;
  • Ambientes onde as pessoas ficarão paradas;
  • Ambientes com pouca ventilação, etc.

Dessa maneira você evitará mais ainda o contágio da covid, pois sempre que seus participantes olharem para um totem com álcool em gel, irão lembrar de sua necessidade.

Já em uma situação em que há poucos disponíveis no local, muitos não fazem nem questão de ir atrás em busca de um álcool em gel.

Sem contar, que em alguns estados a disponibilização do álcool em gel também é um item obrigatório de ambientes “públicos”.

6. Ambientes arejados

Sempre opte por ambientes abertos, ventilados e bem arejados.

Pois o fluxo de ar renovado ajuda (e muito) a evitar o contágio do coronavírus.

Para isso, você deve incluir desde seu planejamento inicial esse tipo de informação, para que ela não passe despercebida e você se dê conta após já ter alugado o espaço do evento.

Ponha essa informação como um dos tópicos mais importantes na sua busca por um espaço físico, pois assim você se certificará ao falar com os responsáveis deste espaço.

7. Não se esqueça das máscaras

E claro, não poderíamos deixar de falar das máscaras, não é mesmo?

Hoje em dia é quase raro alguém não estar com uma máscara.

Mas levando em conta que as máscaras podem rasgar, sujar, ou até mesmo serem esquecidas, é bem interessante você disponibilizar algumas descartáveis no seu evento.

Considere como um brinde que ajuda a salvar a vida do seu participante e sua família.

Você pode inclusive estampar o logo do seu evento, da empresa que representa, ou até mesmo dos patrocinadores, de uma maneira que a pessoa sempre se lembre dessa experiência ao longo dos próximos dias em que usá-la.

É também interessante oferecer uma máscara nova a mais para a pessoa utilizar mais tarde.

De qualquer forma, as máscaras podem oferecer muito mais do que a proteção sanitária, e você pode se beneficiar com isso.

08. Invista em uma página de inscrição ou credenciamento online

Ao realizar o credenciamento, inscrições ou adesão de ingressos em uma plataforma online, você contribui, quase que automaticamente, para o crescimento da sua divulgação na internet focando em seu evento presencial.

Você pode compartilhar o link com todos os tipos de acesso ao evento nas redes sociais, campanhas de e-mails, anúncios e entre outros canais.

Dessa forma, os potenciais participantes já são direcionados para esse link, facilitando a tomada de decisão e aumentando a sua taxa de conversão.

Além disso, os participantes podem compartilhar o link do seu evento com os seus amigos, gerando um crescimento considerável de forma orgânica.

E claro, não podemos esquecer que ter uma página com todos os acessos ao seu evento de forma online, ajuda no momento da fila do evento, evitando aglomerações!

Sem contar que, aqui na euVou, nós temos diversas formas de pagamentos online integrada à plataforma que incentiva os participantes a pagarem os acessos de forma 100% online (sem dinheiro físico) e de forma prática.

Para finalizar…

Certamente há muitas outras exigências quando estamos falando sobre a segurança sanitária de um evento presencial.

Por isso, o aconselhável é que você estude as exigências e regras estabelecidas na cidade e estado em que você deseja criar este evento, visto que o Brasil é um país gigante, formado por regiões com autonomias diferentes umas das outras.

Mas claro, se você gostou das dicas aqui dadas, e quer aplicá-las, saiba que você pode começar agora mesmo!

Como indicamos, venha conhecer agora mesmo a euVou, a melhor plataforma para organizadores de eventos, onde você poderá de maneira 100% segura e online organizar seus eventos, sejam eles físicos, online ou híbridos.

E também queremos saber mais sobre sua opinião, deixe nos comentários o que achou do artigo, o que acha que nos esquecemos, e como está se saindo com a retomada de eventos.

Até a próxima!

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