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Eventos Híbridos: o que são, como organizar, vantagens e muito mais

Sem dúvida, os eventos híbridos são uma tendência, e vários negócios já estão apostando que esse tipo de evento irá perdurar por bastante tempo. Isso porque, durante este período, o mercado conseguiu visualizar o potencial que os eventos online têm, porém os eventos presenciais também tem bastante força, e o evento híbrido é justamente isso, ele acontece quando o presencial e virtual se unem, tornando um evento muito mais poderoso.

Mas, o que é um evento híbrido de fato? Como organizar um evento híbrido? Quais são os tipos de evento híbrido? Calma que neste artigo você terá em mãos tudo o que precisa saber sobre os eventos híbridos, um guia completo do que é e como fazer. Preparado? Então continue a leitura e aprenda:

  • O que é um evento híbrido?
  • Vantagens de fazer um evento híbrido
  • Quais os tipos de eventos híbridos?
  • 4 passos de como organizar um evento híbrido de sucesso

Vamos lá?!

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O que é um evento híbrido?

Os eventos híbridos são eventos que reúnem características dos eventos presenciais com os virtuais. Ou seja, pode ser um evento presencial com transmissão ao vivo acompanhado por participantes online, ou um evento onde a participação de alguns palestrantes é feita por meio de uma transmissão online ao vivo para um público em um espaço físico.

Em razão deste dinamismo, esse tipo de evento está sendo muito bem recebido no mercado de eventos brasileiro. Os eventos híbridos, além de serem um diferencial, une os pontos fortes de um evento online com um evento físico, e o torna ainda mais poderoso e memorável para os participantes.

Em resumo, os eventos híbridos são a junção de dois formatos diferentes – evento online e presencial – que juntos formam uma nova forma de realizar um evento. As empresas que desejam sair na frente da concorrência, já estão fazendo este tipo de evento, então recomendamos que você não fique de fora. Aliás, são tantas vantagens que você verá agora no próximo tópico.

Vantagens de fazer um evento híbrido

Os benefícios que um evento híbrido pode trazer para o seu negócio são inúmeros, porém inserimos abaixo apenas os principais para que você veja o quão vantajoso é criar um evento híbrido, principalmente neste cenário atual.

Alcance de público muito maior

Quando não existe limitação do espaço físico sobre um evento, as possibilidades aumentam consideravelmente, não é mesmo?. Reunir um grande número de participantes em um mesmo local pode ser um desafio e tanto, mas isso pode ser superado pela organização de um evento híbrido.

Isso porque, em um evento híbrido, é possível seguir as normas permitidas de aglomeração em locais físicos, porém, ainda sim, manter (ou até mesmo multiplicar) o volume de pessoas consumindo o mesmo conteúdo.

Como isso é possível?

Através de plataformas e ferramentas online. Ou seja, você poderá oferecer duas opções para a sua audiência, assistir o evento presencialmente ou de forma digital. Desta forma, você consegue ampliar ainda mais o alcance do seu evento e promovê-lo em outros lugares, atingindo um público ainda maior, e principalmente, gerando mais oportunidades de negócios.

Mais oportunidades para patrocinadores

A lógica é simples: com um número maior de participantes, aumentam o número de leads e oportunidades para os patrocinadores.

O número de participantes, principalmente qualificados, despertam o interesse dos patrocinadores, e você pode aproveitar isso já que como vimos no tópico anterior, um evento híbrido é capaz de aumentar – e muito – o alcance do seu evento.

Portanto, lembre-se sempre de que é muito importante pensar em formas de conectar o seu participante com os patrocinadores, com stands virtuais, por exemplo, e também a possibilidade de reuniões 1:1 entre eles. Para isso acontecer, você precisa contar com uma empresa especializada em eventos híbridos, mas falaremos em detalhes sobre isso mais adiante.

Permite acesso ao conteúdo mesmo após o evento

Para quem realiza eventos no formato online, já conhece a possibilidade e a vantagem de disponibilizar o conteúdo, mesmo após a finalização do evento. Felizmente, em um evento híbrido não é diferente, com ele também é possível oferecer todos os conteúdos do evento gratuitamente para a sua audiência, ou até vender o acesso a ele pós-evento. 😉

Maior sustentabilidade

Além de tudo, realizar um evento híbrido é uma boa opção para quem deseja um evento mais sustentável. Uma vez que, o mesmo depende do deslocamento de menos pessoas, diminuindo a emissão de carbono e de resíduos ambientais.

Agora que você já sabe o que é um evento híbrido e quais são as suas vantagens. Chegou a hora de conhecer os tipos de eventos híbridos.

Os 3 tipos de eventos híbridos

Apesar dos eventos híbridos serem a junção dos modelos presencial e online, nem todos eles são organizados da mesma forma. Por isso, confira abaixo os 3 principais tipos de eventos híbridos que você pode produzir.

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Evento com participantes remotos

O primeiro tipo de evento híbrido é o que faz a conexão com participantes remotos, ou seja, além deles, outras pessoas estão em um ambiente físico e acompanham o evento de forma presencial. Ou até mesmo pode não haver a presença da platéia no espaço físico, mas apenas dos apresentadores e palestrantes.

Independentemente, vale ressaltar, que neste modelo todos possuem as mesmas oportunidades de interagir com o evento. Os participantes virtuais, por exemplo, podem enviar vídeos, áudios e até mesmo mensagens através de alguma plataforma online que facilite esse tipo de interação.

Além disso, todos os conteúdos do evento devem estar disponíveis para os participantes acessarem. E claro, eles também devem possuir acesso aos expositores e patrocinadores, quando necessário.

Evento com palestrantes remotos

Outro tipo de evento híbrido é realizar a conexão de palestrantes remotos a um evento com participantes presenciais.

Esse tipo de evento é um facilitador para haver no seu evento palestrantes de todo o Brasil, ou até mesmo do mundo, não é mesmo?

Esses palestrantes devem utilizar algum software para a realização da videoconferência, e como a qualidade da imagem e do áudio são muito importantes neste formato, todos precisam ter uma boa conexão de internet e contar com o apoio de uma boa ferramenta.

Multi Hub Meeting

Você já ouviu falar no Multi Hub Meeting?

Por se tratar de um evento com maior complexidade de organização, o Multi Hub Meeting é o menos utilizado no mercado, mas não deixa de ser um tipo de evento híbrido. Neste formato, há um evento principal e múltiplos locais são conectados a ele através de uma transmissão ao vivo.

Para isso acontecer da melhor forma possível, é necessário ter uma infraestrutura robusta e um maior cuidado com a logística. Afinal, esse modelo se refere a uma solução que geralmente conecta mais de um evento presencial, cada um com graus diferentes de interação. O que torna necessário um maior investimento de forma geral.

4 passos de como organizar um evento híbrido de sucesso

Organizar um evento híbrido de sucesso não é uma tarefa tão simples, é preciso planejamento e alguns cuidados necessários para que tudo saia conforme planejado ou até melhor, proporcionando desta forma uma excelente experiência para o seu público.

Para te ajudar nessa missão, separamos 4 passos de como organizar um evento híbrido de sucesso para que todo esse processo se torne mais fácil para você. Vamos lá?

#1 Defina o público-alvo e os objetivos

O primeiro passo para organizar um evento híbrido, e qualquer outro tipo de evento também, é a realização do planejamento. Defina quem é o seu público-alvo, ou seja, quais são as pessoas que você deseja atingir.

E claro, tenha metas e objetivos claros e documentados, como por exemplo, qual o número de participantes online e presenciais que pretende haver em seu evento.

Outro ponto muito importante é pensar na experiência da sua audiência e definir o que irá oferecer para essas pessoas. Seja relacionado ao networking quanto de como irá funcionar as interações entre eles, os palestrantes e os expositores. Tudo precisa ser planejado, caso contrário, seu evento pode não alcançar os objetivos esperados.

É importante frisar que quando estamos falando do planejamento de um evento híbrido, no documento deve constar o que o evento deve trazer de retorno para o negócio. Geralmente, os objetivos mais comuns são:

  • Aumentar o alcance do público;
  • Estender o acesso ao conteúdo do evento;
  • Educação e treinamento dos colaboradores;
  • Novas formas de receita;
  • Entre outros.

#2 Escolha o local do evento, equipe e a plataforma

Como os eventos híbridos requerem um ambiente físico, é importante definir o local onde o mesmo será feito. Escolha um local conforme o número de participantes que você estabeleceu no tópico anterior, e que tenha uma infraestrutura básica para comportar o formato digital no ambiente. Ou seja, é preciso também o investimento em equipamentos para que seja possível a realização da transmissão ao vivo.

Por se tratar de um evento também digital, é importante escolher qual plataforma digital auxiliará a parte virtual. O ideal é contar com uma empresa especializada em eventos híbridos que consiga fazer essa integração do presencial com o online, como a euVou.

A euVou pode te ajudar a realizar o seu tão sonhado evento híbrido, e proporcionar maior credibilidade e profissionalismo para o seu negócio perante sua audiência. Quer ter acesso a gestão completa do seu evento na palma da sua mão? Saiba mais informações sobre a euVou, a melhor plataforma para você realizar seus eventos.

#3 Invista em inovação

Para proporcionar uma experiência inesquecível para sua audiência, você pode inserir recursos tecnológicos em seus eventos híbridos, de certa forma, “brincando” com o seu público tanto no online quanto offline, você pode apostar em:

  • Óculos VR;
  • Gamificação;
  • Transmissão 360°;
  • E muito mais.

O importante é buscar sempre a inovação para que você possa destacar ainda mais da concorrência, e ainda fidelizar seu público e conquistar sua atenção! 😉

#4 Mensure os resultados

Sem a mensuração de resultados, não há melhorias.

É preciso medir quais foram os resultados, positivos ou negativos, do seu evento híbrido. Entre as principais métricas para medir este sucesso estão o número de participantes, tanto online quanto presenciais.

Outro ponto que precisa de prioridade de análise é identificar qual foi o nível de engajamento dos participantes, como eles se comportaram em seu evento e também qual sua opinião sobre o mesmo. Além disso, o Retorno Sobre Investimento (ROI) e o feedback dos patrocinadores, participantes e palestrantes são essenciais para a evolução de seus próximos eventos.

Busque as informações que são relevantes para levar o seu evento para o próximo nível, e com o passar do tempo você verá o quanto evoluiu, e não tem sensação melhor que essa. Por isso, não deixe de analisar e documentar tudo sobre os resultados do seu evento híbrido.

Para finalizar…

Depois da leitura desse guia completo sobre eventos híbridos: o que são, como organizar, vantagens e muito mais você está mais do que preparado para criar um evento híbrido inesquecível para o seu público, e claro, gerar ótimos resultados para o seu negócio.

Agora, queremos saber de você, comente aqui embaixo o que você achou deste artigo e se ele te ajudou de alguma forma. E claro, não deixe de dar uma olhadinha na euVou, a plataforma completa, inteligente e híbrida.

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