Canvas para eventos: o que é, como fazer e usar

Um canvas para eventos pode ser a peça que faltava no seu planejamento como organizador de eventos.

Além de trazer muitos benefícios, que listamos ao longo deste artigo, ele pode te livrar de muitas possíveis dores de cabeça. Ou seja, é uma ferramenta essencial para qualquer profissional da área de eventos.

Continue a leitura e aprenda:

• O que é canvas para eventos?
• Por que o canvas para eventos funciona tão bem?
• Os 9 blocos do canvas para eventos
• Como criar um canvas para eventos?
• A maior vantagem do canvas para eventos

Vamos lá?

O que é canvas para eventos?

Também conhecido como “events model canvas”, ou “planejador de eventos”,

um canvas para eventos é uma ferramenta de gerenciamento estratégico que te ajuda a desenvolver e esboçar eventos novos ou existentes de uma maneira intuitiva e estratégica.

Podemos olhá-lo como um mapa visual pré-formatado com 9 blocos que contêm informações importantes sobre o evento em questão.

E suas atividades serão planejadas baseadas nas informações descritas dentro de cada bloco que for preenchido. Ou seja, graças a ele, um organizador pode facilmente descrever e planejar seu evento de forma clara e simples, logo, não é mais necessário elaborar um documento cheio de textos e números.

Por ter menos texto, organizar um evento em parceria com outra pessoa, ou com um grande time, utilizando o canvas para eventos, até pode se tornar um processo interativo e divertido. Basta uma caneta ou post-its para sair escrevendo e colocando suas ideias no seu Events Model Canvas.

Para resumir, ao utilizar essa ferramenta, você terá uma visão muito mais ampla sobre aspectos importantíssimos do seu evento. E a melhor parte, é que estará economizando horas e energias que provavelmente seriam gastas com reuniões e relatórios.

Por que o canvas para eventos funciona tão bem?

Um canvas para eventos é eficiente por que ele faz com que o conhecimento de todas as pessoas envolvidas seja tangivelmente acessível para qualquer um.

Por conta de seu conceito, ele faz com que nenhuma ideia seja desperdiçada, e a execução acontece de forma rápida e prática, facilitando o envolvimento e interação de todos os envolvidos.

Ainda está com dúvidas? Não se preocupe, continue a leitura pois vamos explicar de uma forma mais detalhada.

Primeiramente, entenda o que representa cada bloco de um Events Model Canvas.

Os 9 blocos do canvas para eventos

Como já citado anteriormente, esta ferramenta possui 9 blocos, cada um separando um espaço determinado para informações específicas. Sendo esses blocos:

• Segmento de participantes;
• Oferta de valor;
• Canais;
• Relacionamento com participantes;
• Fontes de receitas;
• Recursos-chave;
• Atividades-chave;
• Parceiros-chave;
• Estrutura de custos.

Veja a seguir detalhadamente sobre cada um deles.

Segmento de participantes

O bloco que carregar o título “segmento de participantes”, terá como objetivo ser preenchido com as informações do público-alvo.

Para quem o evento criará valor? Quem serão os participantes mais importantes? Definir um nicho de participantes escolhendo uma fatia específica do mercado é o primeiro passo.

“Mas, como saber quem de fato são essas pessoas?”

Bom, por ser um assunto que é preciso um pouco mais de atenção, te indicamos ler nosso Plano de Marketing para Eventos Online, onde falamos tudo sobre o tema, e também explicamos de forma mais detalhada sobre como entender quem de fato é o seu público-alvo. Baixe agora seu ebook gratuito e aproveite.

Bom, continuando…

Esse tópico é vital para organizar um evento online, híbrido ou presencial de sucesso, pois seu evento deve ser desenvolvido exclusivamente para os participantes, para que se sintam acolhidos, identificados, no lugar certo, confortáveis e com a sensação de pertencimento.

Oferta de valor

Quando chegar nessa parte, reflita a diferença entre preço, e valor.

Chegará a conclusão que preço é o que se paga para se ter algo, e valor, é o que esse algo agrega.

O preço de um prato em um determinado restaurante é R$ 100,00, mas o valor que ele agrega é muito maior que isso. Com toda a experiência que o ambiente proporciona, juntamente com a disposição e apresentação dos elementos no prato, a cordialidade dos garçons e por aí vai.

É fundamental deixar claro aos participantes quais serão os benefícios que terão ao participar do seu evento.

Deixar de forma explícita e objetiva a oferta de valor é muito importante, pois somente assim seu público-alvo saberá seu diferencial em relação a seus concorrentes.

Canais

Já no bloco “canais” do seu canvas para eventos, o objetivo é deixar de forma clara quais serão os meios que os participantes poderão se comunicar e receber a oferta de valor (explicada no tópico anterior) do seu evento.

Nesse bloco, detalhe informações que incluam tanto o pré, durante e pós evento. Isso é importante, pois cada canal é uma rede social que carrega um benefício e proposta diferente, por isso atente-se em escolher o melhor canal possível.

Por exemplo, você pode fazer toda a comunicação por meio de um hotsite de eventos euVou, ou pelo Facebook, Linkedin, Email Marketing, Google Ads, Youtube, Whatsapp, SMS, etc.

Relacionamento com participantes

O objetivo deste bloco é deixar claro como será feito o relacionamento com os participantes do seu evento.

Defina as estratégias que os manterão engajados a ponto de não desistirem e irem para algum evento concorrente.

• Questionários?
• Enquetes?
• Salas de chat?
• Sorteios?
• Comentários?
• Interatividade?

Qualquer estratégia que ache ser a melhor, detalhe nesse bloco.

Fontes de receitas

Este bloco detalha quais serão todas as fontes de receita do evento.

Essa fase é essencial pois é aqui que você entenderá o que, quem, e quando merece mais atenção. Pois no final das contas, o objetivo final é a receita, não é mesmo?

Escreva de forma detalhada as principais fontes, inclusive as secundárias. Assim, terá na palma da mão estratégias de aumento de faturamento.

Recursos-chave

Quais serão os principais ativos, ferramentas, recursos, meios e métodos para a preparação, execução, operação e finalização do evento? Bom, essas respostas pertencem a este bloco.

Dica extra: Detalhe separadamente essa descrição incluindo o pré, durante e pós-evento.

Atividades-chave

Similar e complementar aos recursos-chave, quais serão as atividades-chave que devem ser executadas constantemente para que o evento aconteça e funcione corretamente, além de satisfazer todos os participantes?

Essa parte do seu canvas para eventos merece atenção e muita calma, pois isso definirá a qualidade de seu evento.

Você pode, por exemplo, descrever ações específicas que irá querer no atendimento dos visitantes, uma operação de credenciamento na entrada do evento para evitar filas, limpeza a cada 30 minutos dos banheiros, rota dos seguranças ao longo de cada espaço do evento, distribuição de alimentos, etc.

Parceiros-chave

Dentro de um Events Model Canvas, o parceiro-chave diz respeito a todos os fornecedores e prestadores de serviços, pagos ou “gratuitos” (patrocinadores), que de certa forma entregam valor à operação e realização do evento.

Quem são eles? Como eles se beneficiarão? Qual é a maior vantagem para você nessa parceria? Não subestime a importância desse bloco.

Estrutura de custos

Por último, mas não menos importante, aqui será determinado quais serão os principais custos que pesam o financeiro causados pela operação e realização do evento.

Atividades e parceiros-chaves costumam tomar conta desse bloco. Em determinados casos, canais também podem gerar custos, como por exemplo um canal comercial de aquisição como investimento em Google Ads, por exemplo.

Mas de qualquer forma, cada evento é único, analise o seu e descreva os detalhes em seu canvas para eventos.

Como criar um canvas para eventos?

Gostou? Entendeu a função de Canvas para eventos? Quer criar um?

Vamos lá.

Você pode conseguir um Events Model Canvas de duas formas, a primeira, é criando o seu.

Caso tenha essa disposição, você pode comprar uma cartolina grande (cadernos costumam ser muito pequenos para serem preenchidos de forma legível) e desenhar os blocos, linhas, títulos na ordem que preferir. E pronto, basta escrever o colar os post-its da equipe.

Mas se preferir algo digitalizado, e com um design já pensado para os organizadores de eventos, fique a vontade para baixar nosso Events Model Canvas gratuito. É só clicar aqui e aproveitar o seu!

A maior vantagem de um canvas para eventos

De longe a maior vantagem em organizar um evento utilizando o nosso Events Model Canvas é a organização, comunicação e aproveitamento de ideias.

Quando for preencher os blocos junto com sua equipe, peça que cada um escreva o máximo de post-its possíveis, ou em um caderno mesmo, a perspectiva de cada um sobre cada bloco.

Mas sem poluí-los com ideias já pré-concebidas, para que não haja interferência. Deixe-os livres para pensar e descrever em suas folhas.

Após esse processo, junte as anotações de todos no seu canvas, e você verá que brainstorm maravilhoso você acabou de presenciar.

Dessa forma, você organiza seu evento, com todos os insights importantes da equipe inteira.

Para finalizar…

Depois da leitura desse artigo sobre canvas para eventos, sabemos que está mais do que preparado para planejar um evento de qualidade!

A única coisa que ainda está te faltando é ter o seu próprio Canvas! Então, baixe agora mesmo esta poderosa ferramenta e não deixe passar mais nenhum detalhe despercebido do seu evento!

Estamos ansiosos para saber sua opinião sobre este artigo, deixe nos comentários o que achou, e nos vemos na próxima!