É um fato de que organizar um evento não é uma tarefa tão simples. É algo que demanda muito planejamento e esforços tanto de gestão quanto de divulgação. Sendo assim, com tantas etapas para lidar, você precisa ter à sua disposição as ferramentas para eventos certas que irão te ajudar nessa jornada.
As ferramentas para eventos são poderosas, e quando bem escolhidas e utilizadas, conseguem agilizar todo o trabalho do organizador, facilitando todo o processo: antes, durante e pós-evento. Pensando nisso, separamos as 8 melhores ferramentas para eventos que você precisa conhecer que podem se tornar grandes aliadas. Então, continue a leitura!
Qual a importância de utilizar ferramentas para organizar um evento?
Antes de qualquer coisa, vamos entender a importância de usar ferramentas para eventos na organização e gestão do mesmo.
Com a evolução da tecnologia, hoje em dia, não é tão difícil encontrar ferramentas e plataformas para facilitar na criação e desenvolvimento de algum projeto, e isso não poderia ser diferente com o mercado de eventos.
Atualmente, existem diversas ferramentas para planejamento, gestão, divulgação e até mesmo análise de desempenho de um evento. Itens essenciais, já que o processo de um evento consiste em:
- Planejar;
- Organizar;
- Executar.
Por se tratar de um processo complexo, é ideal que você conte com a ajuda de ferramentas específicas que, com certeza, farão a diferença no resultado do seu evento. Sejam elas ferramentas para planejamento e gestão de eventos, divulgação, análises, etc. Caso contrário, tudo pode ir por água abaixo, aliás, é quase impossível fazer cada etapa sozinho sem a ajuda de alguma tecnologia.
Principalmente, se você conta com uma equipe, é essencial manter a comunicação bem clara e transparente, e uma das formas mais práticas de realizar isso é utilizar determinadas ferramentas que falaremos mais adiante.
Chegou a hora de você saber quais são as 8 melhores ferramentas para eventos! Preparado? Vamos lá.
8 melhores ferramentas para eventos
Realizar um evento é uma jornada complexa que engloba diversas etapas, e consequentemente, existem centenas de ferramentas com esta finalidade. Por isso, para ficar mais didático, separamos as ferramentas por “temas”, sendo eles:
- Ferramentas para gestão de eventos;
- Ferramentas para divulgação de eventos;
- Ferramenta pós-evento.
Ferramentas para gestão de eventos
#1 Evernote
Muitas pessoas, de diversos segmentos de mercado, já conhecem esta ferramenta e a utilizam para anotações pessoais em nota. Portanto, muito além das notas, com ela é possível fazer a combinação de diversos tipos de arquivos, como texto, imagem, áudio, vídeo e até mesmo PDF, tornando-se uma grande aliada para o planejamento e gestão de eventos que você pode começar a usar hoje mesmo.
Aproveite para armazenar ideias, montar listas de atrações, coletar conteúdo e anotar informações importantes do evento. Além de tudo isso, você pode usar a plataforma tanto no computador quanto no celular, e o melhor, é que as notas sincronizam em ambos os dispositivos. Isso significa que, se você estiver na rua e tiver alguma ideia, pode usar o Evernote.
E para ficar ainda mais interessante, ele permite que você compartilhe arquivos com a sua equipe, podendo configurar quem tem acesso a cada informação, o que facilita – e muito – o acompanhamento de processos e a delegação de tarefas.
O aplicativo com as funções básicas pode ser baixado gratuitamente em iOS, Android e Windows.
#2 Trello
Um dos queridinhos quando falamos de gestão de projetos, também pode ser muito bem aproveitado para a organização e planejamento de um evento, o Trello.
Sendo uma das ferramentas mais utilizadas, com ela é possível organizar as diferentes etapas de um evento, através de listas, quadros e tarefas, e ainda compartilhar em tempo real com os outros membros da equipe.
Com ferramentas de organização e produtividade como o Trello, é possível ter uma visão de atividades pendentes, em andamento e concluídas, e também atribuir essas tarefas a pessoas específicas, entre outras funcionalidades.
Esses são excelentes recursos para serem explorados durante todo o processo da criação de um evento, já que eles conseguem garantir total controle daquilo que está sendo executado no momento.
A boa notícia é que ele possui uma versão básica gratuita. Isso quer dizer que você já pode começar a explorá-lo e abrir mão do caderninho de anotações hoje mesmo! 😉
#3 Slack
Manter a comunicação com a equipe ao longo do lançamento de algum evento é primordial para manter tudo alinhado, e fazer com que o evento seja um sucesso, não é mesmo? Aliás, a falta de comunicação pode gerar grandes prejuízos para qualquer projeto.
Muito provavelmente, você conta com outras pessoas para te ajudar no planejamento e execução dos eventos de sua empresa. E sabemos que manter todo mundo do time na mesma página é um desafio, mas o Slack pode te ajudar com isso.
O Slack é uma ferramenta de chat que possibilita a criação de canais (grupos) de discussão e envio de mensagens diretas.
Uma das grandes vantagens da plataforma é que ele tem uma versão para desktop e outra para app, possibilitando que você fique sempre em dia com as mensagens do seu grupo.
É claro que existem outras opções no mercado. Mas, o importante é contar com esse tipo de ferramenta para ajudar na comunicação entre o time.
Ferramentas para divulgação de eventos
#4 Facebook
Uma das ferramentas mais poderosas de divulgação é o próprio Facebook, aliás, além de ser uma plataforma gratuita, o mesmo conta com mais de 2 bilhões de usuários ativos por mês. Por essa e outras razões, o Facebook é bastante adotado pelos organizadores de eventos.
Por exemplo, no Facebook é possível criar eventos onde o organizador tem a possibilidade de convidar uma lista de contatos, que podem confirmar presença, convidar sua própria rede de conexões, entre outras ações que ampliam bastante a divulgação de um evento.
Além disso, a rede social permite que você tenha uma comunicação constante com a sua audiência através de postagens no evento e/ou no próprio perfil/página da empresa.
Para aumentar ainda mais o alcance do seu evento, o segredo é apostar em anúncios do Facebook. Mas se você quer saber mais sobre como divulgar um evento e torná-lo um sucesso, confira o nosso guia completo de marketing para eventos: etapas do plano de marketing e como divulgar um evento.
#5 Email Marketing
Uma das ferramentas mais poderosas do marketing digital, o email marketing, pode ser a chave de grande parte do sucesso do seu evento, principalmente se o mesmo for realizado de forma online.
Hoje em dia, ele é imprescindível para os organizadores de eventos. Isso porque, através do email marketing, é possível manter um relacionamento com os participantes, reunir dados, realizar a divulgação do seu evento, oferecer cupons de desconto, dar início nas vendas de ingressos, e muito mais!
Por se tratar de um canal que oferece inúmeras possibilidades, é essencial entender qual dos objetivos se alinha melhor com a estratégia definida para o evento. Desta forma, você terá um melhor proveito da ferramenta. Por exemplo, você pode enviar conteúdos sobre o evento, como notícias publicadas na mídia ou até mesmo dados sobre quem irá palestrar.
Além de tudo isso, o email marketing pode ser um excelente meio para conseguir feedback dos participantes sobre suas opiniões em relação ao evento. Com isso, você pode anotar e ver quais as melhorias que podem ser realizadas para o próximo evento.
#6 Canva
Criar as artes para divulgação de um evento para quem não conta com uma equipe de design pode parecer um trabalho árduo, porém, para ajudar nessa tarefa nasceu então o Canva.
Com menos de 5 anos de existência, o Canva já conta com 11,4 milhões de usuários. Além de ter uma versão gratuita básica, este software de design gráfico é fácil de usar e completamente online (não é necessário baixar nenhum programa).
O mesmo já é bem conhecido pelos organizadores de eventos, já que é possível realizar a criação de artes profissionais para a divulgação.
Ferramenta pós-evento
#7 SurveyMonkey
Ouvir a opinião da sua audiência é essencial para proporcionar experiências cada vez melhores, não é verdade? Em outras palavras, ouvir o que seu público tem a dizer é a chave para ter sucesso em seus eventos.
Muito se fala sobre a importância de escutar o cliente, porém, são poucas as empresas que, de fato, realizam essa estratégia.
Para facilitar esse feedback, surgiram ferramentas como a SurveyMonkey. Uma ferramenta de questionários online, onde você consegue obter o feedback do seu público através de questões que eles podem responder digitalmente, desde enquetes simples até pesquisas mais aprofundadas.
A boa notícia é que a empresa tem uma versão gratuita.
Você pode utilizar a ferramenta para pedir feedback sobre uma edição específica, ou até mesmo perguntar ao seu público quais palestrantes eles querem ver em um próximo evento.
O SurveyMonkey possui aplicativo para iOS e Android, e permite que os questionários sejam enviados por meio de aparelhos móveis, pela web ou pelas redes sociais.
A facilidade para os organizadores não se limita apenas à criação dos questionários e ao envio das pesquisas. As análises também são facilitadas por meio de respostas em tempo real, separação e filtragem de dados.
Existem inúmeras possibilidades a serem exploradas.
#8 Ferramenta para eventos online tudo em um: euVou.digital
Bom, até agora você viu que existem diversas ferramentas essenciais para o sucesso do seu evento. Portanto, quando estamos falando na criação de um evento profissional é preciso escolher uma plataforma especializada na criação de eventos, não é mesmo?
Aliás, é difícil se destacar quando o evento é feito nas redes sociais, por exemplo, onde você está disputando a atenção da sua audiência com milhares de outras coisas simultaneamente.
Sendo assim, se você quer se diferenciar, ter dados mais profundos de seus participantes e outros benefícios que só uma plataforma de eventos especializada pode te oferecer, conheça a euVou.digital.
Ela é a única plataforma do mercado de eventos brasileira capaz de trazer todas as soluções de um evento presencial para o mundo online.
Ela não é apenas uma plataforma de eventos online, mas sim uma plataforma tudo em um para que você possa proporcionar aos seus participantes navegar entre as áreas como em um evento presencial, aproveitar o conteúdo e ainda fazer networking. Com ela, você pode:
- Personalizar a plataforma com a identidade do seu evento
- Hospedar eventos de qualquer tipo ou tamanho
- Criar estandes virtuais para as marcas
- Criar vitrines de produtos
- Chats para networking
- Incluir seus vídeos gravados e suas transmissões ao vivo
- Credenciamento como em eventos presenciais
- Criar anúncios para seus patrocinadores
- Ter o controle e informações em tempo real em um dashboard exclusivo do evento.
- E muito mais.
Conheça a plataforma euVou.digital e passe a oferecer muito mais que um evento, mas sim uma experiência inesquecível para sua audiência.
E você, já utilizou alguma dessas ferramentas na organização e produção de eventos? O que achou? Deixe um comentário abaixo!
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