Realizar uma gestão de eventos que realmente seja eficaz é uma tarefa bastante desafiadora tanto para organizadores iniciantes quanto para os mais experientes.
Mas se você está aqui é porque quer otimizar a gestão de seu projeto o máximo possível, já que ela é a parte mais importante de toda a organização de qualquer tipo de evento.
Então continue lendo este artigo para entender o que é, a importância, como realizar, dicas extras e conhecer a melhor plataforma para gestão de eventos.
O que é gestão de eventos?
Gestão de eventos é tudo o que envolve a organização de um evento em si, ou seja, é justamente todo o detalhamento do planejamento, da direção e de como será organizado todo o projeto, do começo ao fim.
Para que esse controle total sobre o projeto aconteça é contratado um gestor de eventos, ou como chamado popularmente produtor de eventos, que será responsável por:
- Fazer com que o evento alcance os objetivos;
- Cumprir prazos estabelecidos no planejamento;
- Cuidar dos custos para que o orçamento não seja extrapolado;
- Tratar da comunicação;
- Produzir o evento de forma estratégica;
- Entre outras responsabilidades.
Com isso já dá para perceber que a gestão é um elemento chave que não pode faltar, de jeito nenhum, na organização de qualquer evento que busca atingir suas metas e objetivos.
Mas muitos acabam esquecendo da importância que uma boa gestão faz em seus projetos.
A importância de uma boa gestão de eventos
Realizar uma boa gestão não é só importante para obter o sucesso de seu projeto, mas também tem grande impacto em sua equipe e até mesmo em você, porque é ela que define como será a comunicação entre o grupo.
E também vamos pensar: um organizador que não se preocupa na organização de seu evento e faz de qualquer jeito, o resultado não pode ser outro: confusão entre a equipe, evento pouco impactante e problemas que seriam facilmente evitados caso ele desse a devida atenção a isto.
Tudo isso porque a falta de um caminho faz com que o grupo se disperse e a comunicação entre eles fique cada vez mais confusa. Aumentando assim os gastos e perda de tempo para refazer os serviços com erros causados pela falta de informações e liderança.
Porém quando a gestão consegue definir e controlar bem do começo ao fim o projeto, aí sim o resultado é a harmonia e sucesso para o evento.
Mas como ter uma gestão eficaz em meu evento?
Bom, é o que vamos explicar para você mais abaixo. Venha com a gente!
Como realizar uma gestão de eventos eficaz?
Agora que já sabe o impacto negativo que a falta de uma boa organização pode causar em seu evento. Aposto que quer prevenir todos os malefícios que citamos acima, não é?
Mas antes de tudo tenha em mente que não existe uma receita certa de como realizar uma gestão de eventos eficaz.
O que você pode fazer é se atentar aos elementos que não podem faltar e anotá-los para que erros não aconteçam mais.
Então confira a seguir o primeiro ponto deste pequeno guia de como montar uma gestão eficaz em seu evento.
Monte um planejamento detalhado
Montar um planejamento detalhado é essencial para evitar ao máximo erros que podem ocorrer durante a produção de seu projeto.
Muitos organizadores acabam pecando nesta etapa porque acham que é o bastante só colocar algumas informações básicas de cada passo da organização do evento e pronto.
Mas isto é um grande equívoco, que resulta em gastos desnecessários e leva a outros problemas mais.
Então o melhor a fazer é justamente instruir o máximo possível com alguma planilha e colocar todas as necessidades de seu evento, neste documento, para que tudo fique sob total controle, sem dores de cabeça.
Impacte seus participantes desde o começo
Impactar os participantes desde o começo pode ser um desafio, porém é muito recompensador dar a eles uma experiência única que vai fazer com que fiquem esperando ansiosos pelo seu próximo projeto.
E o que mais queremos é que seus inscritos se sintam recompensados e satisfeitos por completo. Então, primeiramente você pode pensar em qual experiência e sentimento que queira provocar neles através do seu evento.
Quer que eles saiam mais conectados com a família? Ou mais confiantes para enfrentar o mercado de trabalho?
Esta questão vai ser respondida de acordo com o objetivo de seu evento e de qual tipo que ele se encaixa, como por exemplo se é educativo, esportivo, infantil, entre outros.
Enfim, o importante é você pensar em maneiras de importá-los logo de início, para que o evento fique em suas memórias por um longo tempo, ou até mesmo pela vida toda.
Invista na comunicação de seu evento
A comunicação é uns pontos cruciais que define se o evento é de qualidade, ou não, pois é justamente a falta de informação que leva o participante a reclamar e nunca mais voltar para nenhum evento da organização que deixou ele insatisfeito.
Porque se nos colocarmos no lugar de uma pessoa que participa pela primeira vez do evento e que não sabe como funciona o projeto na prática, o esperado é que tenham informações e suporte o suficiente para que ela consiga se localizar sem problemas.
Então para evitar reclamações e participantes perdidos durante seu evento, já pegue os e-mails dos interessados para que as informações de seu evento cheguem para eles, via e-mail, antes mesmo do projeto acontecer.
E lembrando que é necessário treinar seus staffs e ter certeza de que eles dominam as informações do evento para ajudar os mais perdidos durante as atividades do projeto. Isto faz uma grande diferença, pode apostar.
Não extrapole no orçamento
Para uma gestão de eventos que realmente funcione é essencial ter sempre firmeza na hora de seguir o orçamento.
Pode até parecer clichê falar “não extrapole o orçamento”. Porém muitos organizadores acabam cometendo o erro de não atualizar sempre a planilha, e por consequência, quando percebem estão gastando mais do que deviam em alguma das etapas.
Deixando assim com que os próximos passos da organização fiquem faltando alguns equipamentos, serviços ou elementos importantes que já faziam parte do planejamento.
Então defina, antes mesmo de começar a organização, um orçamento para cada etapa da gestão de seu evento, evitando assim surpresas desagradáveis pela frente.
Cuide do pós-evento
O evento acabou e agora? Devo me preocupar com o pós evento ou esquecer isso e ir pensando já no próximo projeto?
Então, o ideal seria manter o contato com os participantes mesmo após o término do evento, para que você consiga criar uma relação mais forte com eles.
Aproveitando assim, esta estratégia, para mandar conteúdos por e-mail ou publicá-los em suas redes sociais. Mantendo assim a comunicação com seu público, com o objetivo de chamá-los para o seu próximo projeto.
Dicas extras de como fazer uma gestão de eventos
Sabemos que na hora de criar uma organização de evento que funcione, cada detalhe conta para que seu projeto consiga, de uma maneira organizada, atingir seus objetivos.
Então separamos para você algumas dicas rápidas de como fazer uma gestão de eventos.
Porque ajuda nunca é demais quando se trata de organizar um evento, certo? Então vamos lá.
Receba feedback
Receber feedback é a melhor maneira de analisar e saber quais são os pontos que estão pecando em seus projetos.
E nada melhor do que ouvir estes feedbacks dos seus próprios participantes, já que são eles que estão vivenciando seu evento na pele e podem te falar suas experiências como observador.
Você consegue estas opiniões através da criação de um pequeno questionário, que pode conter perguntas rápidas como: “ de 0 há 10 qual nota você dá para o nosso evento?” ou outras deste tipo.
Com isso você vai levantar dados para otimizar seu próximo projeto. Além de que seus participantes se sentirão realmente parte do evento ao saberem que a opinião deles tem valor para você, aumentando assim as chances de fidelização.
Só vantagens!
Sempre fique atualizado
O mercado de eventos está sempre se modificando e trazendo novas novidades. Então os organizadores que ficam desatualizados em meio a tantas mudanças e adaptações acabam ficando para trás e realizando eventos que já são considerados ultrapassados.
Então fique atento às novas tecnologias e novidades que vão ajudar, de maneira atualizada e profissional, seus eventos.
Por isso que você deve ficar de olho em nosso blog, que qualquer novidade ou informação importante na área de eventos, já corremos aqui para te contar!
Mas a euVou não é só blog, também temos uma plataforma completa para a organização de seu evento. Vamos conhecer?
Qual a melhor plataforma para gestão de eventos?
A euVou é a melhor plataforma para gestão de eventos do mercado, pois com ela o organizador tem tudo o que precisa, do pré até o pós-evento em um só lugar!
Então chega de baixar e gastar tempo tentando entender um monte de ferramentas avulsas para a gestão de seu evento.
Porque aqui em nossa plataforma temos a melhor tecnologia para gerir seus eventos híbridos, online e presenciais, sem dores de cabeça desnecessárias.
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