Marketing para eventos: etapas do plano de marketing e como divulgar um evento

É um fato que um bom plano de marketing para eventos é essencial para o sucesso de qualquer evento. Independentemente do tipo do seu evento, seja uma feira de negócios, congresso, festa, show ou até mesmo um campeonato esportivo, o plano de marketing é fundamental para que todas as ações de divulgação e vendas gerem resultados efetivos.

Hoje em dia, a maioria dos eventos estão acontecendo de forma online devido às mudanças que o cenário exigiu que acontecessem. Portanto, algumas formas de divulgação tradicionais (ações presenciais) foram descontinuadas. Mas, o que já vinha sendo feito, mas que, de certa forma, “bombou” nesta época de isolamento social é utilizar a internet como o principal canal de divulgação.

De qualquer forma, não adianta preparar um evento com atrações incríveis, cheio de surpresas e bônus, se a divulgação do mesmo for mal planejada, aliás, é preciso que o mesmo tenha uma boa divulgação para atrair as pessoas. Sem pessoas não existe evento, não é mesmo?

Por isso, para te ajudar, preparamos um guia completo com tudo o que você precisa saber sobre como fazer um ótimo plano de marketing para eventos, e torná-lo um sucesso. Preparado? Então continue lendo esse artigo e aprenda:

• O que é um plano de marketing para eventos
• Qual a importância do plano de marketing para um evento
• Quais são as etapas de um plano de marketing para eventos
• Como divulgar um evento e torná-lo um sucesso?

O que é um plano de marketing para eventos?

Antes de qualquer coisa, vamos entender o que consiste um plano de marketing de forma geral: o plano de marketing é um documento que reúne todas as estratégias e ações necessárias para se atingir um objetivo da melhor forma possível.

Seja para organizar um evento, criar um negócio ou lançar um produto no mercado, o plano de marketing é uma peça indispensável para que todo o trabalho seja desenvolvido de maneira organizada, sem desperdiçar recursos e acabar arriscando o sucesso de um projeto.

Agora, falando sobre o plano de marketing para eventos, é claro que o mesmo deve conter algumas informações específicas do setor – que iremos detalhar mais adiante neste artigo. Mas o que você precisa ter em mente, é que um bom plano feito da forma correta pode ser decisivo em relação ao sucesso de um evento.

Sem contar que com ele você conseguirá obter informações valiosas para futuras estratégias do negócio de forma geral.

Qual a importância do plano de marketing para um evento?

Pare e pense por alguns segundos em um evento.

Pode ser qualquer um, seja gratuito ou pago, da área de finanças ou de entretenimento. Agora responda, qual o principal objetivo de qualquer evento?

Um grande número de participantes qualificados, correto?

Portanto, sendo esse um dos principais indicadores de sucesso de um evento, é preciso definir quais serão as estratégias de divulgação, quais as tarefas necessárias para a concretização deste objetivo. E responder a perguntas como:

• Quais serão os canais (tanto online quanto offline) para a promoção?
• Quais serão os pontos de venda?
• Quem é o meu público-alvo?
• Em quais canais eles estão mais presentes?
• Qual a melhor forma de impactar essas pessoas?

Se você reparar, praticamente todas as perguntas que envolvem estratégias de vendas e divulgação são respondidas por um plano de marketing para eventos.

Por este motivo, uma das principais vantagens de colocar esforço para a criação de um bom plano, partem da ideia de que, sem o plano, é possível que o evento nem saia do papel.

Ainda não está convencido? Confira abaixo mais benefícios que essa ferramenta pode te trazer:

• Segmentação correta do público-alvo, tornando as ações de marketing mais efetivas;
• Definição de metas e objetivos claros capazes de medir o sucesso do evento;
• Menor desperdício de dinheiro, já que suas ações serão baseadas em análises e estudos previamente definidos;
• Antecipação a respeito de possíveis riscos e erros.

Quais são as etapas de um plano de marketing para eventos?

De forma geral, todos os esforços de um evento são realizados com o objetivo final de vender todos os ingressos. Porém, existe uma longa jornada para alcançar esse objetivo.

Portanto, com o seu plano de marketing em mãos, será possível mapear todas as ações e estratégias necessárias para que o evento seja estruturado, divulgado e vendido da melhor forma possível.

Vamos para as etapas?

Conheça muito bem o seu público-alvo

Antes de pensar em qualquer estratégia de venda, é fundamental que você conheça quem é o seu público-alvo, ou seja, quem são as pessoas ideais que você deseja que façam parte do seu evento. O ideal é que você tenha as respostas de algumas perguntas, como:

• Qual a faixa-etária?
• Qual o gênero?
• Quais os hábitos de consumo?
• Quais são seus interesses?
• Qual sua escolaridade?
• Eventos do segmento que costuma participar;
• Locais que costuma frequentar;

Com essas informações, você terá o necessário para – mais adiante – criar estratégias de divulgação eficazes. Além de ter ideias de novos conteúdos ou temas de palestras que podem atrair esse tipo de pessoa.

Estude o ambiente e concorrência

Além de estudar a fundo o seu público-alvo, é preciso conhecer o ambiente e fatores que podem influenciar diretamente no seu evento. Como por exemplo, avaliar o mercado de eventos do mesmo nicho de atuação, ou se alguma data comemorativa poderá atrapalhar a eficácia do evento.

Nesta etapa, você precisa inserir no seu plano de marketing respostas à perguntas como:

• Quais são os principais concorrentes no meu segmento de evento?
• Quais fatores externos, ou seja, que eu não tenho controle que podem afetar o sucesso do meu evento? Como: feriados, crises, outros eventos ocorrendo na mesma data, etc.
• Quais fatores internos, ou seja, dentro do meu negócio, que podem prejudicar a realização do meu evento? (altas despesas, mão de obra insuficiente, número de patrocinadores, etc).

Planejamento das estratégias de marketing

Agora, chegou a hora de listar quais as ações e estratégias de vendas serão utilizadas para atrair as pessoas certas para o seu evento.

Aqui, o planejamento irá definir (e de preferência, priorizar) itens como:

• Criação dos materiais/criativos que serão utilizados para a divulgação do evento;
• Quais serão as ações de divulgação a serem realizadas (tanto no meio online quanto offline);
• Quais canais serão utilizados para a divulgação (redes sociais, patrocinados, google ads, etc);
• Como será feita a captação de patrocínios;
• Definir quais serão as atrações do evento;
• Quanto será o aluguel do espaço onde o evento será realizado (caso seja presencial);
• Qual o valor da plataforma de eventos online que o evento será realizado (caso seja online);

Nesta etapa do planejamento, vale inserir também quais são os principais objetivos e metas que você deseja alcançar com o evento.

Mais adiante, você verá em detalhes, quais as melhores formas de como divulgar um evento.

Defina um orçamento

É primordial inserir no plano de marketing do seu evento quanto ele irá custar, e o quanto você deseja obter de retorno. Além de qual o limite de orçamento para colocar em prática todas as ações mapeadas no planejamento?

É importante ter anotado todos esses valores para que o plano de marketing do evento possa ser executado sem surpresas no meio do caminho.

Portanto, avalie o custo de cada um dos itens definidos no plano de marketing, principalmente os que são relacionados à divulgação do evento (ações de marketing).

Obviamente, nem todos os projetos demandam grandes investimentos. Mas, de qualquer forma, o melhor caminho para evitar prejuízos, é ser fiel ao orçamento estipulado no momento do plano de marketing. Isso mantém a saúde financeira do negócio, caso aconteça algum imprevisto.

Como divulgar um evento e torná-lo um sucesso?

Existem várias estratégias e canais para divulgar um evento de forma inteligente, organizada e eficiente.

Devido ao cenário atual que estamos vivenciando, o foco e atenção está totalmente voltado a divulgação online, ou seja, na internet.

Com isso, uma das estratégias mais utilizadas, e que tem gerado maior retorno, é a divulgação através das redes sociais. Isso porque, atualmente, a atenção da maioria das pessoas está voltada a esses canais. Só olharmos os números crescentes de usuários dessas redes, para comprovar que esses meios são tendências que vieram para ficar.

Portanto, vamos explicar em detalhes como você pode aproveitar a tendência das redes e bombar o seu evento.

Como divulgar um evento nas redes sociais?

Que as redes sociais estão cada vez mais presentes em nossas vidas não tem como negar. Só o Facebook conta com mais de 2 bilhões de usuários ativos por mês, enquanto o Instagram possui mais de 800 milhões.

Muito provavelmente o seu público está presente nas redes sociais – e espero que à essa altura você já tenha inserido no seu plano de marketing em quais canais eles estão mais presentes 😉

Desta forma, você pode aproveitar e promover seu evento tanto de forma orgânica, ou seja, não patrocinada, quanto de forma paga, através de anúncios. O importante é caprichar nas peças de divulgação da campanha do seu evento, mostrar as pessoas certas e claro, utilizar a linguagem adequada.

No Facebook, por exemplo, além de uma página oficial do seu negócio, você também pode criar um evento para divulgar as principais atrações do seu evento.

Sim! Ele tem uma parte voltada só para isso, o que facilita (e muito) na hora da divulgação. A partir dessa ferramenta, seus seguidores podem acompanhar as atualizações e conferir todos os detalhes e informações do evento.

Segue abaixo, outras formas que você pode utilizar para bombar a divulgação do seu evento nas redes sociais:

• Sorteios e promoções;
• Imagens de divulgação das principais atrações do evento;
• Contagem regressiva tanto nos stories quanto no feed;
• Anúncios para públicos segmentados.

O importante é saber exatamente onde sua audiência está, e você se fazer presente nesses meios.

Para finalizar…

Depois da leitura desse guia completo sobre marketing para eventos, com detalhes de como fazer um plano de marketing eficiente e como divulgar um evento, você está mais do que preparado para divulgar o seu evento da melhor forma possível e conquistar as pessoas certas, no momento certo.

Agora, queremos saber de você, comente aqui embaixo o que você achou deste artigo e se ele te ajudou de alguma forma.