Como organizar seu primeiro evento corporativo
Como organizar seu primeiro evento corporativo

Toda empresa pode e deve organizar Eventos Corporativos. Essa tarefa às vezes pode parecer complicada, porém não é por isso que deve ser mal planejada ou executada.

Eventos podem se tornar grandes aliados ou grandes inimigos e, se bem organizada a estratégia, pode trazer reconhecimento positivo da marca e um melhor relacionamento com o público-alvo. Caso contrário poderá criar antipatia e demandar muito trabalho para reverter a situação.

Já falamos o porquê sua empresa deve Organizar Eventos Corporativos, agora vamos falar sobre 5 passos importantes para a produção de um Evento Corporativo de sucesso.

1.Comece Pela Estratégia

Existem muitos tipos de Eventos, para começar o planejamento você precisa, antes de tudo, definir sua estratégia.

Quem será seu público alvo? Se forem convidados externos, você deve focar em estreitar o relacionamento e apresentar o máximo de informações sobre sua empresa. Se o Evento for direcionado ao público interno, você precisa priorizar a motivação, momentos de aprendizado e de descontração para obter um clima interno favorável ao seu negócio. Com um evento memorável, os colaboradores se sentirão prestigiados e importantes para a empresa.

Lembre-se: Ter uma equipe motivada é um dos segredos para o sucesso! 

Faça o briefing do seu Evento identificando elementos essenciais como: objetivos gerais e específicos, tema central do evento, quantidade de convidados, venda de patrocínio, local do evento, custos associados, credenciamento sem filas, comercialização, divulgação do evento, meios de comunicação a serem usados, etc. Lembre-se: Contrate um sistema inteligente para gestão centralizada de toda a operação faz toda a diferença na vida de um organizador de Eventos!

2.Planejamento

  • Documente todo o processo;
  • Levante todos os custos envolvidos do Evento;
  • Faça cotações com fornecedores já conhecidos ou indicados;
  •  Feche parcerias com mídias e associações do mercado;
  • Capriche na decoração, alimentação e brindes;
  • Verifique quais departamentos serão envolvidos na organização e antecipe as solicitações com prazos definidos;
  •  Contrate com antecedência o local do Evento e os equipamentos necessários. Isso será feito após o levantamento de todas as suas necessidades como: microfones, projetores, computadores, wi-fi, tela, impressora, etc;
  • Defina o conteúdo do seu evento, interlocutores e participantes. Durante esta escolha, tenha sempre em mente o público-alvo do seu Evento;
  • Verifique se não há incompatibilidade entre datas;
  • Prepare todo o material gráfico para o evento: convite, banners, folhetos, certificados, crachás, pastas, impressão das apresentações, entre outros;
  • Pense na divulgação: Na necessidade de criação de um hotsite, mobilização via redes sociais, comunicados internos, etc;
  • Preocupe-se com os participantes que virão de outras cidades e ajude-os com informações de viagem, hospedagem e locomoção;
  • Não se esqueça de oferecer um coffee-break para os convidados;
  • Consiga patrocinadores para seu evento.

3. Administre bem o seu Budget

Após receber o seu budget, está na hora de usar conscientemente o valor que tem planejado para não estourar esse orçamento, avalie os preços que foram cotados, veja o que é mais importante e avalie os valores do mercado, o custo-benefício deve ser seu foco nesse momento, saber que as vezes o melhor serviço pode sair mais caro e mensurar o retorno que isso trará ao Evento.

Solicite referências para cada empresa que será contratada. Conheça o portfólio do seu fornecedor, os clientes e outros Eventos que ele já participou, dessa forma você não corre o risco de assinar com uma empresa inapropriada. Importante também checar pontos como responsabilidade, inovação, posicionamento no mercado, criatividade e outras soluções que te atendam 100%.

Por fim, mas não menos importante, vem o local do evento, busque locais de fácil acesso, com espaço suficiente para todos os participantes e de conhecimento público como hotéis, auditórios ou espaços para feiras e exposições.

4. Não Perca Tempo

Recorrer à especialistas ou uma consultoria para te ajudar na produção do Evento não é nenhum demérito, valorize o seu tempo e terceirize tarefas operacionais que certamente irão desviar sua atenção do gerenciamento do seu evento.

Terceirizando serviços você minimiza riscos, agrega criatividade e ideias novas à sua ação e ainda ganha eficiência. O sucesso continuará sendo seu, pois foi você que fez boas escolhas e soube ser um líder eficiente!Alguns exemplos de serviços que geralmente são terceirizados no mercado de eventos: Serviços de segurança, equipe operacional, RSVP, profissionais de audiovisual, sistemas de gestão, serviços de transporte, chatbot, dentre outros.

5. Não Esqueça do Feedback

Após o término do Evento, ouça os seus convidados e identifique os pontos positivos e negativos. Utilize os dados captados e faça uma pesquisa entre os participantes para saber o que eles acharam da sua ação, procure levantar também os pontos de melhorias e as sugestões que eles têm a fazer. Uma pesquisa simples, prática e que costuma dizer muito é o NPS! Saiba como as maiores empresas do mundo medem a satisfação de seus clientes aqui!

Com estas pesquisas concluídas, emita relatórios considerando todos os indicadores. Isto o permitirá avaliar se conseguiu atingir seus objetivos específicos e também te dará uma visão sobre o trabalho desempenhado pelos departamentos e fornecedores.

Anotou tudo? Está pronto para começar? Caso precise de ajuda para organizar seu Evento, conte com o Sistema mais inteligente e completo para gestão de Eventos Corporativos euVou.

 Desejamos muito sucesso para você!



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Todas as empresas podem organizar eventos corporativos, porém essa tarefa as vezes pode ser complicada, porém não é por esse motivo que será mal planejada ou executada, eventos podem se tornar aliados ou inimigos, se bem organizado a estratégia pode trazer reconhecimento positivo da marca e um melhor relacionamento com o público-alvo, caso contrário poderá criar antipatia e demandar de muito trabalho para reverter a situação.