Credenciais para eventos: quais tipos oferecer

A maioria das pessoas já viram ou até mesmo usaram credenciais em eventos, independente do tamanho ou local.

Mas mesmo sendo um item comum e popular no mundo dos eventos, por que afinal de contas ele é necessário? Quais são suas vantagens? Quais tipos existem?

Falaremos sobre tudo isso neste artigo, então papel e caneta em mãos, e vamos para o conteúdo!

O que são credenciais para eventos?

As credenciais nada mais são do que uma espécie de identificação. Tem sua origem muito antes dos eventos como conhecemos, mas sim lá na idade média.

Naquela época não existia ainda passaportes ou documentos que identificassem as pessoas de determinada nação.

Por conta disso, algumas instituições (na maioria das vezes era a igreja católica), concedia a criação de um documento para que certos viajantes carregassem durante suas missões e peregrinações, para serem identificados caso fossem abordados por soldados ou cavalheiros dos reinos que cruzavam o caminho do viajante.

Por exemplo, a chamada “carta de comunhão” era um tipo de credencial que indicava o viajante como uma pessoa que havia recebido o sacramento da comunhão e com essa carta era possível comprovar sua condição de cristão.

Dessa forma, ele provava estar em missão de paz, e tinha a “benção” e apoio da igreja, sendo liberado e muitas vezes escoltado durante a maior parte do caminho.

Isso, já era o resquício de uma credencial tomando forma na sociedade.

Podemos dar um salto no tempo e chegar nos famosos filmes que costumamos assistir, onde um homem de terno surge de um carro preto com um óculos escuro e abre a carteira e diz: “FBI”?

Então, ele está mostrando sua credencial, para provar que ele tem autorização para executar determinada ação.

Ou seja, por ser um item de identificação tão eficaz, que mantém a ordem e segurança, acabou sendo replicado no mercado de eventos.

Hoje, o mais eficiente e popular, são os crachás, pois ficam pendurados o tempo inteiro com uma identificação, dizendo o que aquela pessoa que o carrega é ali dentro naquele momento.

Vantagens em utilizar credenciais em eventos

As vantagens de oferecer crachás como credenciais em seus eventos vão muito além de uma simples identificação.

Na verdade, a identificação automática das pessoas que agregam várias vantagens e benefícios.

Veja a seguir justamente isso, os benefícios que você pode ter simplesmente ao utilizar credenciais em seus eventos.

Segurança

Hoje em dia muitos eventos contam com a participação de pessoas importantes, relevantes para o mercado ou até mesmo para o país, não é mesmo?

Empresários, políticos, famosos, influenciadores e por aí vai.

Credenciais em eventos aumentam a segurança. Pois, somente as pessoas que realmente podem ter acesso a áreas restritas poderão de fato se aproximar dos locais e pessoas que precisam de segurança.

E pode ter certeza, que oferecer essa segurança não só torna seu evento um ambiente mais seguro, como também mais confortável.

Ou seja, as pessoas se sentem confortáveis e seguras, sejam os participantes, expositores ou palestrantes.

Ao verem as credenciais amostra, verão que estão em um ambiente com acesso controlado, aumentando assim a admiração pela marca de seu evento e autoridade.

Organização

Com certeza o benefício mais gritante é a organização!

Credenciais em eventos deixa tudo mais dinâmico e organizado, os profissionais que estiverem procurando determinadas pessoas, terão muita mais facilidade em encontrá-los.

Sem contar, que é uma maneira de identificação automática, que até os participantes fazem com os organizadores para tirarem dúvidas sobre o evento.

Isso facilita a designação de tarefas e funções, assim como também cria um ritmo de trabalho eficiente.

Divulgação

E a vantagem provavelmente mais interessante: a divulgação.

Já percebeu que quando as pessoas comparecem em eventos, elas costumam tirar fotos e publicar nas redes sociais?

Bom, se ela estiver com um crachá no pescoço, ela estará fazendo uma divulgação orgânica e gratuita de seu evento.

Dessa forma, uma grande rede de pessoas saberão e tomarão ciência de seu evento, já com a prova social, digamos que, embutida, pois conheceram através de um amigo ou conhecido.

E lembre-se, toda divulgação, desde que seja com teor positivo, é válida, principalmente uma que você não investe, mas acontece naturalmente.

Quais credenciais utilizar?

Que credenciais são legais e vantajosas agora todos nós já sabemos! Mas, quais utilizar? Quais oferecer? Sou obrigado a usar todas?

Bom, claro que não é obrigatório o uso de todas essas credenciais. Mas vale a pena conhecer todas sim, pois você poderá identificar quais fazem sentido com seu evento e acredita que de alguma forma irá te beneficiar.

Então veja agora todas as credenciais (pelo menos as mais comuns) que existem no mercado de eventos.

Credenciais dos expositores

Essa credencial é dedicada para uso exclusivo dos expositores do evento. Pode utilizar um tipo único, ou mais de um, baseado, por exemplo, no tamanho ou localização do estande.

Com a credencial de expositor, geralmente tem-se autorização para entrar na montagem do evento em diferentes portas, além de acesso livre às diversas áreas do evento, como a sala de imprensa, por exemplo.

Com essa credencial, a comunicação entre os organizadores e expositores também fica melhor, por conta dessa identificação automática. Principalmente quando o evento é grande e conta com inúmeros expositores.

Credenciais dos visitantes

O credenciamento dos visitantes costuma acontecer pelo site oficial do evento.

Geralmente, o organizador conta com um sistema inteligente para realizar o credenciamento online no pré-evento mesmo, e oferece a retirada das credenciais no local do evento, geralmente em áreas dedicadas, para que não haja filas. Caso o credenciamento não seja feito de forma antecipada, existe também a possibilidade de efetuar o credenciamento diretamente no local do evento, através da secretaria com os atendentes, ou até mesmo direto nos totens de auto-atendimento. 

Credenciais dos convidados VIPS

A credencial de convidado VIP, geralmente costuma oferecer diversos benefícios no evento.

Alguns exemplos de alguns “privilégios” são:

• Acesso ao lounge vip;
• Estacionamento “gratuito”;
• Acesso exclusivo a áreas específicas do evento;
• Coffee break;
• Acesso às palestras que estão acontecendo;
• Entre outros.

Credenciais vips são uma excelente forma de aumentar o ticket médio do evento, e criar um relacionamento mais próximo com determinado grupo de pessoas.

Credenciais dos staffs

A credencial de staff é usada por prestadores de serviços, ou seja, quem está prestando algum serviço para estandes específicos ou até mesmo para o evento na totalidade, como, por exemplo, serviço de buffet, limpeza, segurança, montadora, etc.

Isso mantém uma ordem inclusive de hierarquia, pois se todos os profissionais do evento utilizassem crachás de “bastidores”, por exemplo, poderia haver uma grande confusão de responsabilidades.

Com as credenciais dos staffs, é possível entender visualmente quem é um prestador de serviço ou não.

Credenciais dos congressistas

Esta categoria de credenciais costuma ser para quem vai assistir a alguma atividade paralela ao evento principal, como, por exemplo, um congresso.

Pode ser servido um coffee break no intervalo de uma palestra para a outra para incentivar a interação entre os participantes. Algumas vezes o congresso é pago, por esse motivo a importância de colocar uma cor chamativa, assim fica mais fácil identificar quem tem acesso ou não aquela atração.

Credenciais dos palestrantes

Esta categoria de credencial é exclusivo para os palestrantes do evento.

Os palestrantes costumam ter uma sala exclusiva, com toda a agenda e planejamento do evento a sua disposição, dessa forma, eles possuem fácil acesso aos horários das palestras.

Também costuma-se ter uma pessoa focada em acompanhar eles até o local onde a palestra vai acontecer, oferecendo água, alimentos como snacks, salgados ou até mesmo atualizando-os do andar do evento.

Credenciais da imprensa

Este tipo de credencial é dedicada a profissionais de diversos veículos de imprensa, como jornalistas, fotógrafos, entrevistadores, redatores, críticos e analistas.

Geralmente a imprensa possuí uma sala exclusiva com wi-fi, espaço para montar e operar seus equipamentos para conseguirem cobrir o evento o melhor possível.

Eles costumam ter acesso dedicado e exclusivo ao evento, desde a etapa de credenciamento até as atrações do evento.

Credenciais da organização

E por último, mas não menos importante, as credenciais dos organizadores, os responsáveis pelo evento estar acontecendo.

Essa credencial basicamente ajuda a todas as outras pessoas, como os da imprensa, staff, expositores, palestrantes, etc, a saberem quem são as pessoas responsáveis por tudo.

Seja o objetivo das pessoas tirarem dúvidas, ou fazerem críticas construtivas, essa credencial sinaliza de forma clara o alvo.

Para finalizar…

Temos agora uma mega dica para você se sair bem com as credenciais de seu evento!

Ofereça uma experiência durante seu evento até mesmo por meio das credenciais, pois isso aumenta o engajamento e credibilidade com todos os envolvidos.

Ou seja, ofereça um credenciamento tanto em forma de secretaria, como em totens de autoatendimento.

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