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Workflow para eventos: saiba o que é e como aplicar

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Workflow, uma buzzword que tem tomado bastante espaço no mercado como um todo nos últimos anos, faz com que muitos organizadores de eventos se perguntem:

  • O que é workflow?
  • É possível aplicá-lo na organização de eventos?
  • Quais são suas características e vantagens?
  • Há alguma desvantagem em utilizá-lo?
  • Como aplicá-lo?

Se você tem, já teve, ou conhece alguém que possui alguma dessas perguntas, não se preocupe, pois preparamos esse artigo para sanar todas essas dúvidas.

Então continue com a gente, e faça bom proveito!

Workflow para eventos: o que é?

Workflow” significa “fluxo de trabalho” em inglês, o que basicamente diz respeito às sequências, etapas e processos em que determinadas ações, tarefas, documentos e informações são passadas, processadas e organizadas.

Isso é válido entre pessoas, sistemas, organizações e áreas diversas que se envolvem no processo de uma atividade.

De forma resumida, workflow é todo sistema que aprimora sempre que possível algum processo. Seja de comunicação, desenvolvimento ou execução de certo trabalho ou estudo.

E sim! Você pode aplicar um bom workflow em projetos de qualquer tamanho, pois é uma estratégia versátil, que se encaixa em processos de só uma pessoa (você), ou um time de mais de 100 pessoas, como em uma feira de negócios por exemplo.

Você verá que o workflow basicamente padroniza os processos, para que fluam com mais eficiência, facilitando a organização de forma geral.

Vantagens e desvantagens em aplicar um bom workflow em seu evento

Como tudo na vida, o workflow também carrega suas vantagens (inúmeras) e desvantagens (se é que podemos chamar de desvantagem o que citaremos a seguir).

Continue sua leitura para que entenda de uma maneira mais aprofundada como um workflow pode impactar em seus projetos positivamente.

Vantagens

Processo de qualidade

Podemos afirmar que um processo qualquer, se torna um de qualidade, a partir do momento em que a produtividade aumenta consideravelmente, concorda?

Bom, um workflow bem planejado e testado oferece esse tipo de consequência.

Por exemplo, um problema bem comum em muitos projetos – incluindo a organização de um evento – é a comunicação entre todas as partes envolvidas.

Desde a concepção das ideias, planejamento, pré evento, durante e pós evento, até a comunicação entre as equipes, profissionais, empresas terceirizadas, estado, e participantes, é primordial para que tudo ocorra bem.

E a mesma, muitas vezes falha, pela falta de um workflow bem definido que inclua uma comunicação prática e rápida.

Além da comunicação, um bom workflow pode reduzir consideravelmente os erros e refações de trabalho, afinal de contas, com uma boa comunicação todos saberão muito bem como fazer e quais cuidados devem tomar ao executar cada tarefa.

Ou seja, a comunicação e fluxo de atividades acabam criando um efeito dominó, onde você obtém dezenas de benefícios simplesmente por ter aplicado um workflow planejadamente bem estruturado.

Redução de custos

E uma das peças de dominó que também irá cair nesse efeito causado pelo workflow bem aplicado, é a clara e nítida redução de custos.

Lembrando que quando estamos falando de gastos, nem sempre nos referimos a custos financeiros, mas sim, todo e qualquer tipo de recurso, como energia e mão de obra, que poderiam ser utilizados de maneira mais produtiva e proveitosa de uma forma diferente da que está sendo usada atualmente.

Ao ter uma comunicação mais ativa e objetiva; um processo mais produtivo, e uma equipe mais rentável, consequentemente todos os seus recursos como organizador de eventos serão melhor utilizados, evitando o desperdício e improdutividades, aumentando inclusive, seus lucros e ganhos financeiros.

Desvantagens

Como falamos anteriormente, não sabemos se podemos chamar isso de desvantagem.

Mas uma informação que muitos podem olhar como, digamos, um malefício, é o tempo que é necessário para um workflow ser desenvolvido e aplicado.

Ou seja, dependendo do seu empenho e de seu time, um workflow pode demorar certo tempo, como semanas ou meses para ser parte de sua organização de uma forma que você colha todos os benefícios citados acima.

Pois você precisa primeiro:

  • Entender seu atual processo;
  • Identificar gargalos improdutivos;
  • Desenvolver soluções para tais gargalos;
  • Definir e utilizar ferramentas junto com seu time para que tais soluções sejam aplicadas;
  • Testar e aprimorar as soluções constantemente;
  • Colher os resultados e benefícios.

Claramente, isso pode levar um tempo, mas não torna a estratégia ineficaz, afinal de contas, é melhor demorar certo tempo para colher bons frutos a longo prazo, do que colher problemas e dores de cabeça a curto, médio.

Como aplicar um workflow na organização de um evento

Já falamos de maneira resumida alguns parágrafos acima os passos básicos para desenvolver um bom workflow.

Mas iremos explicar cada item para que de fato não haja dúvidas, tudo certo? Então vamos lá!

Entender seu atual processo

Para que um processo seja aprimorado é necessário primeiramente entender como ele funciona atualmente.

Uma boa maneira de se fazer isso, é escrever em uma lousa ou papel, qual é o passo a passo feito para que cada tarefa seja executada hoje em dia.

Se quiser, desenhe um fluxograma, para que todo seu processo atual se torne algo visualmente simples de entender.

Assim, ficará muito mais fácil identificar possíveis erros e furos, que é inclusive o próximo passo.

Identificar gargalos improdutivos

Assim que tiver seu atual processo em mãos de maneira visual e clara, tente identificar juntamente com sua equipe:

  • Quais os processos e passos desnecessários;
  • Quais ocupam mais tempo e porque;
  • O que daria para ser retirado do processo;
  • Quais passos devem ser incluídos;
  • Qual é o tempo mínimo e máximo para cada tarefa;
  • Quantos profissionais são necessários para que cada tarefa seja executada eficientemente;
  • Quantos profissionais atualmente atuam em cada tarefa;
  • Dentre outras perguntas.

Seguindo esses passos, você identificará pontos cruciais que estão te atrapalhando a ter um bom workflow, e irá te preparar para o próximo passo.

Desenvolver soluções para tais gargalos

Tendo todas essas inviabilidades em mãos, você deve pensar em como evitá-las e contorná-las, de uma maneira que otimize o tempo, processos, custos e mão de obra.

Essa é a parte mais importante, pois é aqui que você irá de fato desenvolver seu workflow.

Converse com seu time e estude uma maneira de tornar tudo mais rápido e produtivo antes de seguir para o próximo passo.

Definir e utilizar ferramentas junto com seu time para que tais soluções sejam aplicadas

Com as soluções em mãos, basta procurar ferramentas e plataformas que irão te ajudar com elas.

Atualmente, há várias ferramentas para eventos no mercado para planejamento, gestão, divulgação e até mesmo análise de desempenho para eventos.

Itens esses essenciais, já que o processo de um evento consiste basicamente em:

  • Planejar;
  • Organizar;
  • Executar.

Já escrevemos um artigo só sobre o tema, que pode te ajudar a escolher as ferramentas ideias para cada solução que precisa.

Testar e aprimorar as soluções constantemente

E todo esse trabalho não acaba aí, pois todo workflow de qualidade que se preze, deve ter dentro de seu sistema, o ato de autoanálise e aprimoramento constante.

Ou seja, no final de todo projeto você deve estudar as tarefas que atrasaram, atrapalharam, foram um tanto quanto ineficientes, o porquê de isso ter acontecido e como resolver.

Com isso em mente você garantirá que seu processo de organização e execução de eventos esteja sempre em constante aprimoramento e melhora.

Como a euVou pode te ajudar a ter um bom workflow

Bom, você já viu e entendeu que um workflow exige boa comunicação, controle e eficiência para a conquista de bons resultados, certo?

E é exatamente em todos esses aspectos que a euVou te auxilia na organização de um evento.

Com ela, você pode praticamente:

  • Personalizar a plataforma com a identidade do seu evento;
  • Hospedar eventos de qualquer tipo ou tamanho;
  • Criar estandes virtuais para as marcas;
  • Criar vitrines de produtos;
  • Chats para networking;
  • Incluir seus vídeos gravados e suas transmissões ao vivo;
  • Credenciamento como em eventos presenciais;
  • Criar anúncios para seus patrocinadores;
  • Ter o controle e informações em tempo real em um dashboard exclusivo do evento;
  • E muito mais.

E claramente que o ponto mais importante de todas as vantagens que a euVou oferece quando estamos falando de workflow, é o controle e análise de dados em tempo real!

Você terá em mãos informações relevantes que te ajudarão mais e mais a otimizar seus processos para ter um workflow mais eficiente e produtivo.

Para finalizar…

Depois da leitura deste guia sobre como ter um bom workflow em seu evento, você está pronto para criar um evento com baixo custo e com muita qualidade.

Agora, queremos saber de você, comente aqui embaixo o que você achou deste artigo e se ele te ajudou de alguma forma. E claro, acesse a euVou.digital, a plataforma completa tudo em um para os seus eventos online. Temos certeza que você irá se apaixonar!

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