Saber como utilizar o gráfico de Gantt para eventos pode facilitar – e muito – seu trabalho como organizador de eventos.
Pensando justamente nessa demanda, vamos te explicar hoje tudo o que você precisa saber sobre esse gráfico, continue a leitura e aprenda:
- O que é um gráfico de Gantt para eventos?
- Um breve resumo sobre quem foi Henry Gantt
- Quais são as vantagens?
- Quando usar o gráfico de Gantt para eventos?
- Como fazer um gráfico de Gantt?
- Bônus: baixe sua planilha do gráfico de Gantt para eventos
Vamos lá?
O que é um gráfico de Gantt para eventos?
O gráfico de Gantt para eventos é uma ferramenta visual utilizada para controlar e gerenciar o cronograma de atividades de determinado projeto, seja ele grande ou pequeno (é mais útil utilizá-lo com aqueles que exigem mais processos e atenção), gerando assim, uma visão clara de tudo o que precisa acontecer, aplicado em uma linha do tempo que tenha um começo, meio e fim.
Ele lembra um gráfico de barras que demonstra uma espécie de cronograma de projetos. Esse tipo de organização foi batizada com esse nome no início do século passado por conta de seu inventor e precursor: Henry Gantt.
Esse gráfico na versão modernizada também mostra as relações entre dependência de certas atividades e o status atual do projeto.
Um breve resumo sobre quem foi Henry Gantt
Henry Gantt foi um consultor e trabalhou por anos no setor de engenharia sendo chamado de pioneiro na humanização das áreas administrativas. Focando assim, em agilizar e otimizar os processos administrativos, tendo como resultado a produtividade maximizada e a eficiência de produção expandida.
O que chama atenção quando falamos de Gantt, é sua perspectiva única, colocando pela primeira vez o ser humano como o foco principal de toda a indústria.
Quais são as vantagens?
Claro que os benefícios são inúmeros ao aplicar essa estratégia no seu dia a dia como organizador de eventos, caso contrário nem estaríamos discutindo tal tema.
E para te convencer a utilizar o gráfico de Gantt para eventos, decidimos listar as maiores vantagens que podem agregar você e sua equipe com a utilização dessa ferramenta incrível.
Entrosamento
O entrosamento com o time e ajudantes aumenta muito ao utilizar um gráfico de Gantt, simplesmente pelo fato de que as ações e atualizações são visivelmente mais compreensíveis comparadas a um procedimento tradicional comum onde utilizam checklists ou até mesmo a comunicação verbal.
Tempo de direção
Todo gerente, de qualquer tipo de projeto, sabe o real valor do planejamento. Além de tomar muito tempo e atenção, é o que definirá de fato o sucesso do mesmo.
E justamente a organização e facilidade de planejamento de um projeto, é um dos itens que mais se beneficiam com um gráfico de Gantt para eventos, agilizando de forma considerável o tempo gasto nessa parte do processo.
Gerenciabilidade
Imagine que o gráfico de Gantt pegue todas as pequenas peças que compõem seu evento, e as junte, formando um grande quebra-cabeça. Seu evento completo é o quebra-cabeça montado, e você pode visualizá-lo por meio desse gráfico.
Dessa forma, você pode gerenciar seu evento de uma maneira mais precisa, tomando decisões mais assertivas ao longo do processo.
Administração
Para os organizadores solitários (famosas equipes de uma só pessoa) o gráfico de Gantt se sobressai na coordenação de um evento pelo fato de reduzir a grande parte da sobrecarga do trabalho, pois com a sua organização você conseguirá distribuir e administrar melhor todas as tarefas e prazos para a realização do mesmo.
Incentivo
Por deixar toda a organização de forma cronológica em uma espécie de linha de tempo, os gráficos de Gantt oferecem um tipo de incentivo, por sempre deixar de forma visual a conclusão do “projeto”, colaborando com a produtividade mútua da equipe.
Quando usar o gráfico de Gantt para eventos?
“Perfeito! Quero usar o gráfico de Gantt para ontem. Mas, quando usar?”
De forma simples, você pode utilizar sempre que achar necessário, mas tarefas longas que exigem muitas etapas e processos tornam o gráfico mais eficiente em sua essência.
Mas claro, você não será multado se quiser organizar uma viagem em família com um gráfico de Gantt.
O foco principal é o organizador entender que quanto mais processos, tarefas, possíveis complicações e eventualidades o projeto tiver, mais aconselhável é utilizar o gráfico de Gantt para eventos.
Como fazer um gráfico de Gantt?
Chegou a hora finalmente de você desenvolver seu próprio gráfico de Gantt!
Para isso, é necessário entender alguns conceitos, pois eles te ajudarão a desenvolver o gráfico com mais eficiência.
Conheça as 5 etapas de um evento
Para que um evento aconteça a ponto de ficar para sempre na memória dos participantes, a experiência precisa ser única e impactante.
Para que a experiência seja a melhor possível, o evento precisa ser planejado e executado nos mínimos detalhes.
Desde o planejamento, à execução do evento, existem diversas etapas que precisam estar “conversando” o tempo todo entre si, para o sucesso do mesmo.
Entender a necessidade de cada fase que compõe um evento, é mais importante do que se pode imaginar. Desmembrar as etapas desse jeito, garante que você organize um evento com qualidade de desenvolvimento em todos os processos.
Vale ressaltar, que na fase do planejamento existe uma ferramenta muito interessante, que pode te ajudar, e muito, a ter uma visão ampla de cada detalhe que seu evento necessitará.
Saiba mais como o canvas para eventos pode te ajudar nessa missão!
Desenvolva uma tabela de tarefas
Após entender a definição de cada etapa de um evento, você deve criar uma lista com todas as tarefas que seu projeto necessita, em ordem cronológica, com o nome da atividade, data de início, a duração e uma data final.
Construa um gráfico de barras
Após ter uma lista de tarefas com datas e duração em sua planilha, basta adicionar um gráfico de barras. Costumam ser disponibilizados na parte superior da ferramenta clicando em “inserir”.
Escolha o modelo de gráfico de barras empilhadas plano.
Depois, basta configurar seu gráfico para que corresponda visualmente as informações fornecidas por você em sua lista de tarefas.
Dessa forma, o gráfico fornecerá de forma visual todas as suas tarefas, conforme exemplo abaixo:
Formate seu gráfico de Gantt
Pronto, você já pode dizer que tem um gráfico de barras empilhadas. Ele passará a ser um de Gantt a partir do momento em que setar todas as configurações de uma forma que faça sentido com seu evento e produtividade da equipe.
Para um melhor visual, pode remover algumas legendas, trocar as cores, reduzir os espaços entre as barras, etc.
Bônus: baixe sua planilha do gráfico de Gantt para eventos
E claro, como nós da euVou sempre pensamos no conforto do organizador, vamos te oferecer um gráfico de Gantt para eventos já pronto, basta clicar no link abaixo para baixar sua planilha gratuitamente!
Explicando a Planilha: Planejador de Eventos com linha do tempo (Gantt)
Agora chegou o momento de saber como utilizar a planilha: Planejador de Eventos Corporativos!
As 6 colunas do Planejador de Eventos (Gantt)
Nossa planilha separa 6 colunas para o organizador preencher, sendo elas:
- Etapa: qual fase do evento a tarefa faz parte.
- Tarefa: o que precisa ser feito.
- Responsável: quem do time recebeu a missão.
- Status: to do (a fazer), WIP (em andamento), Done (feito) e Waiting feedback (aguardando aprovação).
- Início: data de começo da tarefa.
- Fim: data de término da tarefa.
Como usar sua Planilha Planejadora de Eventos
Comece preenchendo as tarefas e logo na sequência, já indique qual etapa do evento ela faz parte.
Assim que tiver mapeado todas as tarefas a serem feitas, comece a estipular as datas de quando elas precisam estar prontas (fim).
Após definir as datas de entrega, faça um exercício baseado em suas práticas anteriores de produção de eventos para saber quanto tempo elas costumam levar para serem feitas, e a partir daí, estipule a data de começo (início).
Agora, agrupe as etapas, pensando sempre em ordem cronológica na linha do tempo.
Logo após agrupá-las em etapas, coloque as tarefas em ordem sequencial se baseando nas datas de início.
Pronto! Sua planilha está pronta para ser usada!
A sugestão agora é:
- Repasse item por item para garantir que seu planejamento corresponda com a realidade;
- Mostre para outras pessoas do time que também tem experiência com planejamento de eventos;
- Capte as opiniões para saber se está tudo nos conformes!
Para finalizar…
Com o gráficode Gantt para eventos em mãos seus eventos serão geridos e organizados de uma forma bem mais produtiva, prática e eficiente.
E não se esqueça de baixar o seu gráfico de gantt, para agilizar ainda mais na hora da criação.
Além disso, queremos saber a sua opinião, deixe nos comentários o que achou do artigo, e se ele te ajudou de alguma forma 😉
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