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Events Model Canvas: Planejador de Eventos

Organizadores e Produtores encontram diversos desafios no momento do planejamento e produção de seus Eventos. Esses desafios não precisam necessariamente ser uma dor de cabeça e fonte de problemas.

Com uma visão clara do Evento como um todo, muitas questões que poderiam ser a causa de uma tragédia e levar o Evento ao fracasso, podem se tornar oportunidades e diferenciais de sucesso com o Events Model Canvas.

Planejador de Eventos
Events Model Canvas: Planejador de Eventos

O Events Model Canvas

Events Model Canvas
Events Model Canvas: Planejador de Eventos

Events Model Canvas ou “Planejador de Eventos” é uma ferramenta de gerenciamento estratégico que permite desenvolver e esboçar Eventos novos ou existentes. Trata-se de uma mapa visual pré-formatado contendo 9 blocos referentes ao Evento.

As descrições formais do Evento se tornam blocos para construir suas atividades. Com o Events Model Canvas, um Organizador pode facilmente descrever e planejar seu Evento. Isso significa que não é mais necessário elaborar um documento cheio de textos e números.

Com menos textos, criar em conjunto com outras pessoas se torna um processo interativo, divertido e intuitivo. Basta uma caneta e/ou post-its para sair escrevendo e colocando suas idéias no Events Model Canvas.

É exatamente esta facilidade de visualização e prototipação que permite que Eventos novos ou existentes sejam analisados mais rapidamente e em várias versões diferentes.

Observação importante: O lado direito do Events Model Canvas refere-se aos participantes do evento, enquanto o lado esquerdo refere-se à toda operação do Evento.

Os 9 blocos do Events Model Canvas

  1. Segmento de participantes
  2. Ofertar de valor
  3. Canais
  4. Relacionamento com participantes
  5. Fontes de receitas
  6. Recursos-chave
  7. Atividades-chave
  8. Parceiros-chave
  9. Estrutura de custos

1) Segmento de Participantes

Para quem o Evento criará valor? Quem serão os participantes mais importantes? Definir um nicho de participantes escolhendo uma fatia específica do mercado é o primeiro passo.

Um Evento deve ser desenvolvido a partir da ótica do participante. Não adianta ter boa intenção se não enxergar por meio dos olhos de quem vai participar e pagar pelo Evento.

Exemplo: Em Feiras de Exposição e Negócios, os Organizadores devem segmentar e ter atenção total aos Expositores dos estandes e Visitantes da Feira.

2) Oferta de valor

Neste caso em específico, valor significa benefício. É fundamental deixar claro aos participantes quais serão os benefícios que terão ao participar do seu Evento.

Ter de forma explícita e objetiva a Oferta de valor também é muito importante para saber seu diferencial frente a Eventos concorrentes ao seu.

Eventos Corporativos existem principalmente por 2 grandes motivos: Networking e Conteúdo.

Exemplo: Em Feiras de Exposição e Negócios, o Organizador que conseguir transmitir de forma clara e realista a quantidade e qualidade de relacionamentos (networking) que podem ser gerados em seus Eventos e também a qualidade da informação que será compartilhada (conteúdo e inovação) com certeza estará a frente de seus concorrentes.

3) Canais

Neste bloco determina-se por onde acontece a comunicação e a entrega de valor aos participantes do Evento. 

Neste caso, deve-se levar em consideração de forma individual e ao mesmo tempo como um todo, os 3 momentos em que o Evento acontece: Seja no pré-show, ao vivo durante a realização e também após o término do Evento.

O objetivo aqui é definir quais serão os canais que os participantes poderão tomar conhecimento e avaliar a Oferta de valor.

Exemplo: Hot Site do Evento euVou, Facebook, Linkedin, Email Marketing, Google Ads, Youtube, Whatsapp, SMS, etc.

4) Relacionamento com participantes

O fundamental neste bloco é deixar claro como será feito o relacionamento com os participantes do Evento. É preciso definir quais serão as estratégias para evitar que eles saiam do seu Evento e migrem para os eventos do concorrente.

Quais estratégias de sucesso e boas práticas deverão ser aplicadas durante o relacionamento com os participantes no pré, durante e após o Evento?

5) Fontes de receita

Este bloco determina quais serão as fontes de receita do Evento para o Organizador. Muito importante associar as fontes de receita aos benefícios oferecidos e entregues aos participantes.

Exemplo: Em Feiras de Exposição e Negócio, expositores costumam pagar mais por ter um estande maior ou melhor posicionado na Feira. Cotas de patrocínio também costumam ser uma boa fonte de receita. Serviços adicionais oferecidos e que gerem valor ao participante também, como por exemplo Coletores de Contatos.

6) Recursos-chave

Aqui deve-se levar em conta quais são os ativos principais para fazer a operação do Evento acontecer. Uma dica neste ponto, é separar a visão também em antes, durante e pós Evento.

Exemplo: Permutas provenientes por cota de patrocínios; infraestrutura como espaço físico, máquinas e instalações; RH para atendimento, operação e comercial; Prestadores de Serviços como a euVou sistema de gerenciamento do evento, buffet de comidas e bebidas, empresa de limpeza, segurança, etc. 

7) Atividades-chave

Complementar aos recursos-chave, quais serão as atividades-chave que devem ser executadas constantemente para que o Evento aconteça e funcione corretamente?

Exemplo: Staff realizando atendimento no help desk, operação de credenciamento na entrada do Evento para evitar filas, limpeza a cada 30 minutos dos banheiros, rota dos seguranças ao longo de cada espaço do Evento, etc.

8) Parceiros-chave

No Events Model Canvas, os parceiros-chave referem-se à todos os fornecedores (3ºs) e prestadores de serviços, pagos ou “gratuitos”(patrocinadores), que de certa forma entregam valor à operação e acontecimento do Evento.

Exemplo: Em Feiras de Exposição e Negócio, existem diversos fornecedores: montadoras como a TwoL, empresas de audiovisual como a R1, euVou sistema inteligente e completo para gestão de eventos corporativos, staff de credenciamento, controle de acesso e atendimentos, empresa que fornece totens patrocinados para os participantes carregarem a bateria de seus smartphones, etc

9) Estrutura de custos

Este bloco determina quais serão os principais custos que têm peso no financeiro e são provenientes da operação e realização do Evento.

Custos dos recursos, atividades e parceiros-chaves costumam tomar conta desse bloco. Em determinados casos, Canais também podem gerar custos, como por exemplo um canal comercial de aquisição ou investimento em Google Ads.

Agora que você já sabe como Planejar o seu Evento através do Events Model Canvas, baixe agora mesmo esta poderosa ferramenta e não deixe passar mais nenhum detalhe despercebido do seu Evento!

Events Model Canvas: Planejador de Eventos
Events Model Canvas: Planejador de Eventos
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Christian Merlone
Christian Merlone

1 comentário

Marcos goes · 26 de novembro de 2020 às 08:35

Ótimo trabalho!
Após perder muito tempo na internet encontrei esse blog
que tinha o que tanto procurava.
Gostei muito.
Meu muito obrigado!!!

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