Quando vamos organizar Feiras de Exposição e Negócios, temos que ter diversos cuidados para que a experiência dos participantes seja sempre a melhor. Nesse artigo vamos compartilhar uma planilha para facilitar a sua gestão e tomada de decisão sobre os orçamentos recebidos para operação local dos seus eventos.

Planilha de gestão de orçamentos para eventos corporativos 1
Compare antes de decidir!

Como fazer orçamento para eventos?

Antes mesmo de orçar, precisamos fazer um check-list do que teremos dentro do evento para conseguirmos separar e mapear todos os setores e fornecedores envolvidos. Sempre há pequenos detalhes que esquecemos, por isso, este
check-list inicial é essencial:

  • Preciso de um sistema de venda de ingressos e inscrições? 
  • Quais serão as principais áreas do evento e como vou oferecer o acesso para os participantes?
  • Vou precisar de pessoas e equipamentos para fazer o credenciamento dos visitantes, ou vou deixar Totens de autoatendimento para ele se credenciar sozinho?
  • Haverá atividades dentro do evento no qual precisam de inscrições e cobranças à parte?
  • Preciso controlar o acesso aos diversos locais do Evento segmentando por tipo de inscrição?
  • Quem dará apoio e atendimento ao meu expositor?

Muitas dessas perguntas você deve responder antes de orçar fornecedores e equipamentos para atender a todas essas demandas. Além dessas perguntas, também é preciso ter atenção especial com os brindes, camisetas para o evento, crachás, canetas, itens de papelaria, segurança, bombeiro e várias outras coisas.

Organização do Orçamento

Em época de planejamento e tomadas de decisões importantes, é normal receber inúmeros e-mails de diversos fornecedores. É fundamental ter uma boa organização para avaliar e comparar os prós e contras de cada fornecedor para que a melhor escolha seja feita. As vezes, nem tudo se resume a preço, e um fornecedor pode ter um preço um pouco acima, porém a qualidade da solução que ele te oferece pode ser melhor. O objetivo principal aqui é evitar dores de cabeça durante o Evento e evitar possíveis problemas que podem vir a acontecer com fornecedores muito baratos.

Recomenda-se também que sempre faça no mínimo 3 orçamentos diferentes para que haja opções na hora da escolha. Não esqueça de verificar no orçamento se o frete está incluso, se há alguma taxa extra e quais as formas de pagamento que a empresa fornecedora consegue te atender.

Aprovação do Orçamento para eventos

Após organizar todos os orçamentos necessários, muitas vezes você precisa pedir aprovação dos valores para o seu superior. Ter os argumentos bem estruturados e os dados apresentáveis para facilitar a decisão acelera o processo. Às vezes, um gráfico, planilha ou apresentação deixa a comparação mais visual para o decisor bater o olho de forma rápida e tomar a melhor decisão.

Planilha de gestão de orçamentos para eventos corporativos 2
Compare antes de decidir!

Planilha de Gestão de Orçamentos para eventos

Pensando nisso tudo, a euVou criou uma planilha para ajudar você na organização e gestão dos orçamentos para as suas Feiras de Exposição e Negócios. O objetivo é você conseguir centralizar, comparar e visualizar os principais itens de Sistema, Credenciamento, Controle de Acesso, CAEX, Equipamentos e contratação de Equipe.

Claro que há espaço para você acrescentar outros itens se necessários, mas já deixamos o básico especificado para você não se esquecer dos principais itens da operação local.

Acesse a planilha aqui.

Enquanto você estiver orçando todos os itens necessários para a realização do seu evento, não esqueça de consultar a Tech House, eles são Especialistas em Feiras de Exposição e Negócios e estão há mais de 30 anos entregando as melhores soluções para Organizadores de eventos corporativos.

Agora que você já tem a melhor e mais bonita planilha para fazer a gestão de Orçamentos da operação local da sua Feira de Exposição e Negócios, que tal saber quais são os 5 passos para Organizar um Credenciamento rápido e sem filas em eventos?

Credenciamento sem filas!
Credenciamento sem filas!


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