Planilha de Orçamentos para Eventos Corporativos

O ideal, é que todo organizador e empreendedor, possua de fato uma planilha de orçamentos para seus eventos corporativos e comerciais.

Isso pode ajudá-lo de várias maneiras, inclusive, até mesmo a experiência dos participantes acaba melhorando.

Pensando nisso, neste artigo iremos não só entender mais sobre o assunto, como também compartilharemos uma planilha para que você possa usufruir e garantir mais conforto para você e sua equipe na hora da organização de seu evento.

A importância do orçamento para eventos

Durante o processo de organização de qualquer evento, muitas situações podem gerar confusão, dor de cabeça e outros imprevistos.

Por isso a importância de uma planilha de orçamentos, pois afinal de contas, ela reúne em um só local de forma organizada tudo que é preciso saber sobre os orçamentos e gastos do evento, seja contratação de pessoas, local e aluguel ou contratação de plataforma, até mesmo a autorizações e documentações.

Dessa forma, é possível entender como anda a organização do evento, por meio de um panorama de todos os gastos e custos envolvidos. Possibilitando inclusive o lucro real, ou seja, com o entendimento do que realmente está sendo gasto e investido, fica mais fácil lucrar de verdade, invés de ter gastos escondidos.

E como já deve imaginar, a melhor maneira de se visualizar todos esses gastos, custos e orçamentos, é por meio de uma planilha.

Por que criar uma planilha de orçamento para eventos

Desde um evento pequeno, até um grande, é importante e vantajoso obter uma planilha de orçamentos.

Pois estamos falando de uma prática, um costume basicamente, que vem dando certo em organizações facilitando a produção do mesmo.

Permitindo que você possa entender de uma perspectiva maior o andamento de seu evento. Inclusive, fazendo uma alocação de verba mais estratégica, pois poderá entender se algo desnecessário está tendo mais investimento do que deveria, por exemplo.

De forma resumida, o que estamos tentando te dizer, é que o uso de uma planilha de eventos pode inclusive aumentar seus lucros, por simplesmente eliminar o que é desnecessário, que é notável somente por meio de uma perspectiva melhor.

Como fazer orçamento para eventos?

Ok, agora que já entendeu por que possuir uma planilha de eventos, assim como sua importância, chegou a hora de colocarmos as mãos na massa.

Bom, antes mesmo de orçar, é preciso fazer um check-list do que terá dentro do evento para conseguir separar e mapear todos os setores e fornecedores envolvidos.

Sempre há pequenos detalhes que esquecemos, por isso, criar este check-list inicial é essencial. Então responda perguntas como:

• Preciso de um sistema de venda de ingressos e inscrições?
• Quais serão as principais áreas do evento e como vou oferecer o acesso para os participantes?
• Vou precisar de pessoas e equipamentos para fazer o credenciamento dos visitantes, ou vou deixar totens de autoatendimento para ele se credenciar sozinho?
• Haverá atividades dentro do evento no qual precisam de inscrições e cobranças à parte?
• Preciso controlar o acesso aos diversos locais do evento segmentando por tipo de inscrição?
• Quem dará apoio e atendimento ao meu expositor?

Tanto essas, como quaisquer outras perguntas que achar pertinente, você deve responder, antes mesmo de orçar fornecedores e equipamentos para atender a todas as demandas.

Além dessas perguntas, também é preciso ter atenção especial com os brindes, camisetas para o evento, crachás, canetas, itens de papelaria, segurança, bombeiro e várias outras coisas.

Lembre-se, elaborar uma planilha de orçamento para eventos demanda, antes de tudo, organização.

Por isso, comece a criar a sua bem antes das contratações e pesquisas começarem, pois a planilha que irá te mostrar quais recursos e empresas são ideias para seu evento.

Então, construa sua planilha primeiramente com um levantamento e estudo dos possíveis fornecedores que você tem interesse em contratar.

Nessa planilha, você incluirá não só o preço e custo de orçamentos e gastos, mas também as receitas geradas, incluindo o próprio aporte inicial. Se fizer isso, ficará muito mais fácil entender de fato o que funciona ou não em seu evento.

Por isso, quando for criar e preencher sua planilha, leve em consideração informações como:

• Verba aplicada: qual o caixa atual, a receitas dos patrocinadores, valores das vendas dos ingressos, aluguel obtido dos stands e dos espaços alimentícios;
• Verba retirada: aluguel do ambiente, marketing do evento, merchandising, catering, anúncios online, aluguel de equipamentos estruturais, de som, de audiovisual e iluminação, compra ou aluguel de cadeiras, alvarás, documentações, equipes de segurança, equipes de apoio, credenciais e etc.

Ao fazer isso, você verá como é simples a visualização geral do seu evento, simplesmente por observar de forma ampla tudo que entra e sai.

Assim que seu evento chegar ao fim, você irá realizar o balanço final da sua planilha, subtraindo todas as verbas retiradas da verba aplicada, para entender de fato todo seu lucro, ou prejuízo.

Vale ressaltar, que o sucesso do seu evento não é necessariamente metrificado com essa planilha. Seu objetivo maior é a organização e entendimento de gastos e investimentos.

Lembre-se que o sucesso de um evento abrange muito mais do que o lado financeiro, pois se ele gerar novas oportunidades de negócios e eventos, assim como networking, considere que já valeu a pena.

Organização do orçamento

Em época de planejamento e tomadas de decisões importantes, é normal receber inúmeros e-mails de diversos fornecedores e propostas de parcerias.

Justamente por isso também é fundamental ter uma boa organização, para avaliar e comparar os prós e contras de cada fornecedor para que a melhor escolha seja feita.

Às vezes, nem tudo se resume a preço, e um fornecedor pode ter um preço um pouco acima, porém a qualidade da solução que ele oferece pode ser melhor comparada a concorrência.

O objetivo principal aqui é evitar dores de cabeça durante o evento e evitar possíveis problemas que possam vir a acontecer com fornecedores muito baratos.

Você provavelmente já ouviu a expressão: “o barato saiu caro”? Então, isso mesmo.

Aqui vai um dica extra: sempre faça no mínimo 3 orçamentos diferentes para que haja opções na hora da escolha.

Não esqueça de verificar no orçamento se o frete está incluso, se há alguma taxa extra e quais as formas de pagamento que a empresa fornecedora consegue te atender.

Aprovação do orçamento para eventos

Caso você não seja o dono do negócio em questão, e trabalhe como organizador para alguém, muitas vezes você irá precisar pedir aprovação dos valores para o seu superior.

Ter argumentos bem estruturados e os dados apresentáveis para facilitar a decisão acelera o processo.

Às vezes, um gráfico, planilha ou apresentação deixa a comparação mais visual para o decisor bater o olho de forma rápida e tomar a melhor decisão.

Sendo essa, mais uma vantagem de possuir uma planilha de orçamento para eventos.

Inclusive, nosso conselho é que caso seja realmente um funcionário, ou esteja prestando esse serviço para alguém, é que você desde o início crie a planilha pensando em uma apresentação, muito mais do que mera organização.

Dessa maneira, ficará mais prático e fácil para você futuramente apresentar dados e relatórios de orçamentos, gastos e ganhos para seus superiores.

Planilha de orçamentos para gestão de eventos

Pensando em tudo isso, a euVou criou uma planilha para ajudar você na organização e gestão dos orçamentos para seus eventos, não importa o tamanho ou setor.

O objetivo é você conseguir centralizar, comparar e visualizar os principais itens de sistema, credenciamento, controle de acesso, CAEX, equipamentos e contratação de equipe.

Claro que há espaço para você acrescentar outros itens se necessários, mas já deixamos o básico especificado para você não se esquecer dos principais itens da operação local.

Acesse sua planilha aqui.

Além de simples de usar e entender, temos certeza que esta planilha vai te ajudar em muitos quesitos ao longo de sua organização, como já citado ao longo deste artigo.

Faça bom proveito.

Para finalizar

Agora que você já sabe a importância de uma planilha de orçamentos para eventos, e todas as razões e benefícios em tê-la, e inclusive, já possui a sua, chegou a tão esperada hora de colocarmos em prática!

Nós da euVou, teremos o prazer em te ajudar a organizar seu evento, seja ele físico, online ou híbrido, com tecnologia de ponta e experiência de mais de 30 anos.

Venha nos conhecer, temos certeza de que vamos fazer grandes e belos eventos juntos!

Também queremos saber um pouco mais sobre sua opinião. Tanto o que achou do artigo, como dúvidas e perguntas.

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