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Saiba como organizar um congresso de sucesso

Você está pensando em como organizar um congresso? Seja ele presencial ou online, ser um organizador de eventos pode ser um trabalho complexo.

Na hora de realizar a organização desse evento, é importante não deixar nenhum detalhe de fora, isso porque, além da definição da data, escolha das atrações e local, até mesmo os brindes precisam ser considerados.

Por isso, conte com um bom planejamento e um time de organizadores de evento para acompanhar de perto todas as atividades.

Algumas ferramentas podem facilitar quando o assunto é organização, e sem dúvidas ter um checklist para eventos é a garantia disso.

Com um checklist em mãos, o organizador de eventos pode coordenar as tarefas e os seus prazos, realizando uma organização mais eficiente.

Quer saber mais como organizar um congresso de sucesso? Separamos algumas dicas para você criar seu próprio checklist e organizar um congresso com qualidade!

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O que é congresso?

Se você quer encontrar diversos profissionais e trocar conhecimentos e experiências, o congresso é o evento ideal para que isso ocorra.

Esse evento tem vários objetivos, sendo eles:

  • Proporcionar discussões sobre temas específicos;
  • Apresentar tendências;
  • Networking;
  • Compartilhar estudos.

Portanto, o congresso é um evento que proporciona oportunidade para os profissionais construírem e fortalecer seu networking.

Isso porque, além de garantir novos contatos e criar relacionamento com palestrantes e conferencistas, os participantes também podem conhecer diversas pessoas que pesquisam e atuam na sua área profissional.

Quais tipos de congresso existem?

Um congresso pode durar mais de um dia, e isso pode variar de acordo com o porte do evento.

Alguns organizadores optam por realizar congressos regionais até encontros internacionais, sendo que esses eventos podem ser presenciais ou híbridos.

Porém, quando se trata de planejar um congresso, tudo irá depender do seu planejamento e necessidade.

Isso ocorre por conta de seu alcance e importância, o congresso costuma acontecer em uma determinada frequência de tempo — por exemplo, uma vez a cada dois anos.

Como organizar um congresso?

Para que seu congresso saia como esperado, é necessário ter uma equipe de organizadores de evento que seja organizada e proativa.

Por se tratar de um evento periódico, é possível ter mais tempo para realizar a organização do congresso, e claro, ter tempo para planejá-lo de forma eficiente e pensar em um programação confortável e satisfatória.

E se você quer ainda mais organização na hora de planejar seu congresso, conte com a ajuda de ferramentas como planilhas, checklist e calendários.

Saiba qual o papel do organizador em um congresso

Assim como qualquer outro evento, o organizador precisa estar preparado para lidar com imprevistos e particularidades do congresso. Por isso é muito importante contratar uma equipe de confiança para ajudar em todo evento.

Devido ao porte que o congresso exige, os organizadores devem ser divididos em comissões para lidar com tarefas específicas, como coordenar o credenciamento ou dar apoio aos conferencistas.

Um ponto muito relevante para o trabalho do organizador em um congresso é entender as necessidades do público e responder satisfatoriamente a elas.

Por isso, esse checklist para eventos pode fazer toda a diferença nos seus resultados e transformar o seu congresso em um sucesso!

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Checklist para organizar um congresso de qualidade

Depois de ter esse panorama completo, é o momento de se perguntar: como organizar um congresso? Bom, o checklist para eventos é um recurso indispensável para planejar esse grande dia.

Quando falamos em congressos, ele tem ainda mais importância. Para organizar e executar os diversos itens e prazos é necessário ter um planejamento eficiente.

Veja o passo a passo de como organizar um congresso:

  • Defina o perfil de público ideal/persona que vai participar do seu evento;
  • Determine o orçamento disponível para a realização do seu evento;
  • Crie um cronograma com todas as ações que precisa fazer até o dia do evento;
  • Escolha o local de realização do seu evento;
  • Elabore a programação completa com as atividades que vão acontecer no evento;
  • Comece a divulgar o seu evento para atrair mais participantes.

Etapas como essas, dentre outras também, que você deve incluir em um checklist para organizar um congresso.

Mas para te ajudar nessa missão, vamos agora destrinchar cada ponto citado para que suas chances aumentem ao criar o seu checklist:

1. Saiba quem é o público-alvo

A maior parte das decisões que serão tomadas sobre o congresso terão relação direta com o perfil de participantes que é esperado receber neste evento.

Por isso, o primeiro ponto do checklist de um organizador de eventos deve ser a definição do público.

É preciso dedicar tempo para conhecê-lo profundamente, identificando suas necessidades e planejando soluções para elas.

2. Tenha um planejamento financeiro

Esse é outro aspecto de extrema importância. Conhecer as possibilidades e os limites do orçamento é essencial para tomar decisões e montar um planejamento eficiente.

O ideal é fazer uma pesquisa com diversos fornecedores e montar mais de uma cotação, para ter boas alternativas.

Se a verba do evento vai depender das inscrições dos participantes, é importante estimar os custos com antecedência para definir os valores cobrados. Além do orçamento das inscrições, muitos congressos ampliam suas possibilidades buscando o apoio financeiro de patrocinadores.

3. Monte um cronograma

Além de definir a data em que o congresso será realizado, é importante montar um cronograma com todos os prazos do planejamento até o dia da realização do evento. Você deve pensar em datas para:

  • Começo da divulgação;
  • Início das inscrições;
  • Período para submissão de trabalhos;
  • Publicação da programação;
  • Início e encerramento do congresso.

Com o calendário definido, a equipe irá trabalhar com mais foco e organização, sabendo as atividades que serão necessárias para cumprir cada prazo.

Veja algumas ações importantes em cada período:

  • 6 meses até 1 ano antes do congresso: selecione a comissão organizadora, defina o tema, elabore o orçamento, procure patrocinadores, convoque palestrantes, defina data e local e crie o site do evento;
  • 5 a 3 meses antes: intensifique a divulgação, contrate fornecedores, revise a apresentação dos palestrantes e prepare o cronograma;
  • Na véspera do congresso: verifique todos os equipamentos e materiais, realize a inspeção no local, sinalize os espaços e gerencie os colaboradores;
  • Depois do congresso: organize a entrega dos certificados, prepare a prestação de contas, escreva os relatórios do evento e realize uma pesquisa com os participantes.

4. Defina onde será realizado o evento

O local onde o congresso será realizado tem relação direta com diversos aspectos, como o orçamento, o tamanho do evento e as perspectivas para a programação.

Essa é uma das decisões mais importantes no checklist para organizar um congresso, afinal, problemas com o local podem prejudicar todo o evento.

Algumas ferramentas, como a calculadora de tamanho de salas, podem ajudar você na escolha do espaço.

O primeiro ponto a considerar é a perspectiva do número de participantes. O local escolhido deve oferecer a estrutura necessária para atender ao porte do evento.

Além do público, é preciso pensar também na programação: se acontecerão várias atividades ao mesmo tempo, por exemplo, é preciso que o local ofereça espaços confortáveis para todas elas.

5. Planeje sua programação

Após levar em conta o quanto de verba será utilizada e qual será o público-alvo do congresso, é hora de planejar a programação do evento.

Esses eventos geralmente não se limitam à programação científica e profissional, mas há também atrações culturais e coffee break.

Algumas apresentações ou exposições podem ser encaixadas no horário do congresso, como nas aberturas ou encerramentos da programação normal.

Outras possibilidades, como jantares por adesão ou espetáculos musicais, são programadas para o horário da noite, oferecendo uma experiência diferenciada aos participantes.

6. Divulgue seu evento

Não adianta nada você saber como organizar um congresso de qualidade mas não divulgá-lo.

Para que seu congresso seja um sucesso, é preciso saber como engajar o público de maneira assertiva. 

Por isso, tenha em mente que a divulgação é um dos pontos centrais para que tudo dê certo no dia do congresso.

Não esqueça de criar a identidade visual do evento de maneira inovadora e criativa, pois ela expressa o tema do congresso e facilita a identificação, além de estimular o interesse dos participantes.

É importante que a divulgação do congresso seja a mais variada possível, utilizando materiais impressos e on-line.

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Além disso, a euVou.digital não é apenas uma plataforma de eventos online, mas sim uma plataforma tudo em um para que seus participantes possam navegar entre as áreas como em um evento presencial, aproveitar o conteúdo e ainda fazer networking. Tudo isso em apenas alguns minutos. Com ela você pode:

  • Personalizar a plataforma com a identidade do seu evento;
  • Hospedar eventos de qualquer tipo ou tamanho;
  • Criar estandes virtuais para as marcas;
  • Criar vitrines de produtos;
  • Chats para networking;
  • Incluir seus vídeos gravados e suas transmissões ao vivo;
  • Credenciamento como em eventos presenciais;
  • Criar anúncios para seus patrocinadores;
  • Tenha em mãos todos os dados do seu evento;
  • Área de Imprensa;
  • E muito mais…

Ela tem tudo o que você precisa para organizar a sua conferência online em um único lugar, economizando seu tempo e dinheiro.

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Para finalizar…

Saber como organizar um congresso não é tão simples, por isso, como visto acima, é muito importante contar com a ajuda de algumas ferramentas na hora do seu planejamento.

Agora, queremos saber de você, comente aqui embaixo o que você achou deste artigo e se ele te ajudou de alguma forma. E claro, dê uma olhadinha na euVou.digital, a plataforma completa tudo em um para os seus eventos online. Temos certeza que você vai se surpreender!

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